Матрица Эйзенхауэра: как команде расставить приоритеты

Матрица Эйзенхауэра помогает распределять задачи по важности и срочности и выбирать дальнейшее действие: выполнить работу в первую очередь, запланировать, делегировать или исключить из текущей очереди.

Разберём, как оценивать задачи по двум критериям, что относится к каждому квадранту, как пересматривать приоритеты и применять матрицу в работе команды.

Что такое матрица Эйзенхауэра простыми словами

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент приоритизации, который распределяет задачи по важности и срочности. Пересечение двух признаков образует четыре квадранта, каждому из которых соответствует дальнейшее действие.

Матрицу Эйзенхауэра также называют матрицей срочности и важности.

Метод отличается от обычного списка задач тем, что помогает не только зафиксировать задачи, но и определить действие для каждой из них.

В чём заключается принцип матрицы Эйзенхауэра

Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в независимой оценке двух характеристик задачи: важности и срочности. Важность показывает влияние результата на цель, а срочность — ограничение по времени и последствия задержки.

Например, ближайший дедлайн не делает задачу автоматически важной. И наоборот, работа, которая существенно влияет на результат проекта, не обязательно требует выполнения сегодня.

Кто придумал матрицу Эйзенхауэра

Название матрицы связано с Дуайтом Эйзенхауэром, 34-м президентом США, который публично разделял проблемы на важные и срочные. При этом сам Эйзенхауэр ссылался на другого человека и не представлял четырёхквадрантную матрицу как собственный метод управления временем.

Широкую известность разделение дел по важности и срочности получило благодаря Стивену Кови. В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» он использовал четыре квадранта для описания способов распределения времени.

Как матрица Эйзенхауэра распределяет задачи по критериям

Матрица Эйзенхауэра распределяет задачи по двум критериям: важности и срочности. Важность связывают с целями и последствиями результата, а срочность — со сроком и последствиями задержки.

В команде важность стоит связывать с общими целями, а не с личной оценкой конкретного участника. Срочность также требует проверки: ближайшая дата сама по себе ещё не объясняет последствия её нарушения.

Как оценивать задачу по важности и срочности

Чтобы оценить задачу, сначала проверьте её связь с целью, а затем ограничения по времени.

Для оценки важности определите:

• на какую цель влияет результат;
• что изменится после выполнения;
• какой риск возникает, если задачу не делать;
• связана ли она с обязательствами перед клиентом, командой или компанией.

Для оценки срочности определите срок и последствия его переноса. Если заметных последствий нет, близкая дата сама по себе не должна повышать приоритет задачи.

Какие квадранты содержит матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра содержит четыре квадранта: важные и срочные, важные и несрочные, срочные и неважные, неважные и несрочные задачи.

Какие задачи относятся к важным и срочным

К важным и срочным относятся задачи, которые одновременно влияют на значимый результат и требуют действий в ближайшее время. Например, устранение критического сбоя, обязательная задача перед релизом или проблема, которая блокирует работу клиента.

Важные и срочные задачи выполняют в первую очередь. При этом руководителю необязательно выполнять их лично: задачу передают специалисту, у которого есть необходимые компетенции, информация и полномочия.

Если первый квадрант постоянно переполнен, стоит проверить причины. Задачи второго квадранта могли стать срочными из-за позднего планирования, отложенных решений или рисков, которые команда заметила слишком поздно.

Какие задачи относятся к важным, но несрочным

К важным, но несрочным относятся задачи, которые влияют на цели и будущий результат, но не требуют немедленного выполнения. Например, разработка регламента, развитие базы знаний, обучение сотрудников, плановая работа с техническим долгом или улучшение повторяющегося процесса.

Основное действие для второго квадранта — запланировать задачу и выделить под неё время. Заранее выделенное время помогает не доводить важные задачи до срочного состояния: заранее описанный процесс, документация или техническое улучшение уменьшают вероятность экстренной работы позже.

Например, команда может заранее описать регламент процесса онбординга, приёмки или разбора инцидентов. После публикации регламента выполнение процесса меньше зависит от устных договорённостей.

Какие задачи относятся к срочным, но неважным

К срочным, но неважным относятся задачи с временным ограничением, которые не оказывают существенного влияния на текущую цель или не требуют участия конкретного человека. Примеры срочных, но неважных задач — регулярный сбор данных, повторяющийся запрос или организационное поручение, которое способен выполнить другой участник.

Срочные, но неважные задачи стоит делегировать другим сотрудникам , автоматизировать или сокращать их объём, если рабочий процесс допускает передачу или автоматизацию. Перед передачей задачи нужно проверить, есть ли у исполнителя необходимые полномочия, информация и время на выполнение.

Какие задачи относятся к неважным и несрочным

К неважным и несрочным относятся задачи, которые не влияют на текущие цели и не имеют значимых временных ограничений. В рабочем бэклоге это могут быть дубли, задачи по отменённым инициативам и устаревшие идеи.

По неважным и несрочным задачам принимают явное решение: удалить их, отправить в архив или вернуть на повторную оценку позже. Удаление и архивирование неактуальных задач помогает не смешивать их с работой, которую команда действительно планирует выполнить.

Как расставить приоритеты по матрице Эйзенхауэра

Чтобы расставить приоритеты по матрице Эйзенхауэра, нужно определить важность и срочность каждой задачи, распределить задачи по четырём квадрантам и назначить дальнейшее действие.

В командной работе важность связывают с общими целями, обязательствами, финансовыми показателями, стоимостью простоя, юридическими и репутационными рисками.

Матрица Эйзенхауэра относится к классу матриц приоритетов. Если задачи нужно сравнить по ценности, охвату, уверенности или трудозатратам, используют другие подходы. Чтобы выбрать подходящий способ для другого набора критериев, можно сравнить методы приоритизации задач : RICE и ICE используют балльную оценку, а MoSCoW разделяет требования по степени обязательности.

Как распределить задачи по квадрантам

Чтобы распределить задачи по квадрантам, последовательно оцените каждую по важности и срочности. Спорные задачи лучше временно отложить и вернуться к ним после основной раскладки, чтобы одна дискуссия не останавливала весь разбор.

Задачи внутри одного квадранта нужно дополнительно расставить по приоритету. Для выбора очереди задачи сравнивают по сроку, последствиям задержки, влиянию на цель, зависимостям и доступной загрузке.

Как пересматривать и балансировать квадранты

Пересматривать матрицу нужно при изменении целей, сроков и условий работы. Если изменились цель, срок или последствия задержки, задачу оценивают заново и при необходимости переносят в другой квадрант.

1. Посмотрите, какие задачи фактически заняли время за прошедший период.
2. Проверьте, почему растёт первый квадрант: из-за реальных кризисов или позднего планирования.
3. Разберите третий квадрант и определите, что можно делегировать, автоматизировать или выполнять пакетно.
4. Выделите время для задач второго квадранта, чтобы важные задачи не становились срочными позже.
5. Повторно оцените задачи, у которых изменились цели, сроки или последствия задержки.

Балансировка не означает, что во всех четырёх квадрантах должно быть одинаковое количество задач. Задача пересмотра — уменьшать количество задач, которые становятся срочными из-за поздних решений, и сохранять время для важных задач с долгосрочным результатом.

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра в команде

Пользоваться матрицей Эйзенхауэра в команде лучше через единый цикл: собрать задачи, определить критерии важности, распределить задачи по квадрантам и зафиксировать решения для каждого квадранта.

Сначала собирают задачи из рабочих источников: трекера, запросов смежных команд, регулярных обязательств и новых инициатив.

Затем команда фиксирует критерии важности на текущий период. После распределения задач по квадрантам для запланированных и делегированных задач назначают ответственных и при необходимости сроки, а неактуальные задачи убирают из активной очереди.

Как составить матрицу Эйзенхауэра самостоятельно

Составить матрицу Эйзенхауэра самостоятельно можно на бумаге, в таблице или в таск-менеджере. Для личного разбора достаточно четырёх областей, а для командной работы дополнительно нужны ответственные и сроки.

В таск-менеджере квадранты можно представить колонками, а задачи — карточками. Подробнее можно разобрать устройство канбан-доски , где задачи представлены карточками, а этапы работы — колонками.

Как спланировать день по матрице Эйзенхауэра

Для планирования дня матрица помогает отделить срочную работу от важных задач, для которых нужно заранее зарезервировать время.

Сначала учитывают актуальные задачи первого квадранта. Затем резервируют время под важные задачи второго. Задачи третьего квадранта по возможности передают другим исполнителям или объединяют в отдельный блок, а задачи четвёртого не включают в текущий план.

После приоритизации задачи нужно разместить в календаре с учётом доступного времени.

Где применяют матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

В тайм-менеджменте матрицу Эйзенхауэра применяют для планирования дня, регулярного разбора рабочей очереди и очистки бэклога.

Матрица показывает, что выполнить сейчас, что запланировать, передать или исключить, а время выполнения определяют с помощью календарного планирования, оценки сроков и других инструментов управления задачами.

Как матрица Эйзенхауэра сочетается с методом Помодоро

Матрица Эйзенхауэра и метод Помодоро решают разные задачи. Матрица помогает выбрать приоритетную задачу, а Помодоро — организовать сфокусированное выполнение уже выбранной задачи.

Метод Помодоро разработал Франческо Чирилло. Классический рабочий интервал занимает 25 минут, после него следует короткий перерыв.

Например, с помощью матрицы выбирают важную задачу второго квадранта, после чего выделяют несколько сфокусированных интервалов на её выполнение.

Как матрица Эйзенхауэра связана с принципом Парето

Матрица Эйзенхауэра и принцип Парето помогают концентрироваться на задачах с большим вкладом в результат, но используют разные критерии.

Принцип Парето описывает неравномерное распределение результатов: небольшая часть причин нередко создаёт значительную часть эффекта. Пропорцию 80/20 не следует воспринимать как обязательное точное соотношение для любой ситуации.

Матрица Эйзенхауэра не рассчитывает вклад задачи количественно. Метод распределяет задачи по важности и срочности и определяет дальнейшее действие для каждого квадранта.

Кому подходит матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра подходит людям и командам, которым приходится выбирать между несколькими задачами и которые могут менять их порядок, переносить, делегировать или исключать.

Как руководитель распределяет дела по матрице Эйзенхауэра

Руководитель сначала определяет приоритет задач по квадрантам, а затем распределяет между исполнителями задачи, которые остаются в работе, с учётом загрузки и компетенций.

Матрица не показывает загрузку конкретного сотрудника, поэтому при назначении исполнителей нужно отдельно учитывать объём текущей работы и компетенции.

Перед назначением исполнителей стоит разобрать принципы распределения задач между сотрудниками, чтобы учитывать загрузку и необходимые компетенции.

Примеры задач в матрице Эйзенхауэра

Примеры задач зависят от целей конкретной команды, поэтому одна и та же задача в разных условиях может попасть в разные квадранты.

Как создать матрицу Эйзенхауэра в Excel

Чтобы создать матрицу Эйзенхауэра в Excel, соберите таблицу с колонками «Задача», «Важность», «Срочность», «Квадрант», «Ответственный» и «Срок».

Для важности и срочности можно создать выпадающие списки со значениями «да» и «нет». После этого квадрант рассчитывается формулой:

Условное форматирование помогает визуально разделить четыре группы. Отдельный лист можно использовать для представления матрицы два на два, а основной — для хранения полной информации по задачам.

Какой шаблон матрицы Эйзенхауэра выбрать

Шаблон матрицы Эйзенхауэра выбирают по способу работы: для разового разбора подходит бумажный бланк, для таблицы задач — Excel или Google Таблицы, а для постоянной командной работы — доска в таск-менеджере.

Какие приложения используют матрицу Эйзенхауэра

Для матрицы Эйзенхауэра используют специализированные приложения и обычные таск-менеджеры. Специализированные сервисы сразу показывают четыре квадранта, а в таск-менеджере структуру из четырёх квадрантов настраивают под процесс команды.

Для постоянной командной работы таск-менеджер позволяет сохранить задачу вместе с исполнителем, сроком, комментариями и историей изменений.

Какие плюсы и минусы есть у матрицы Эйзенхауэра

Главные преимущества матрицы Эйзенхауэра — простые критерии, понятное действие для каждого квадранта и возможность использовать метод без сложных расчётов.

Типичная ошибка — объявить почти все задачи одновременно важными и срочными. Другая проблема возникает, когда задачи второго квадранта постоянно переносят, а четвёртого — не убирают из активной очереди.

Склонность выбирать срочную задачу даже при меньшей отдаче изучали авторы исследования The Mere Urgency Effect, опубликованного в научном журнале Journal of Consumer Research в 2018 году. Эксперименты показали, что сам признак срочности способен смещать выбор в сторону менее выгодной задачи.