Признайтесь честно: сколько раз вы начинали амбициозный проект с фразы: «Ну, теперь-то всё точно будет чётко по плану!»? А спустя пару недель оказывалось, что задачи опять хаотично разбросаны по мессенджерам, таблицам и почтовым ящикам, а команда перестала понимать, кто за что отвечает и когда всё закончится.
И ведь каждый раз обещаете себе внедрить нормальный таск-менеджер, но этот светлый момент почему-то всё время откладывается. Звучит знакомо? Тогда давайте разберёмся, как наконец перестать наступать на одни и те же грабли и внедрить таск-менеджер быстро, просто и без мучительных последствий.
Почему люди так сопротивляются новому инструменту?
Команда сопротивляется не потому, что она вредная (ну, разве что чуть-чуть). Чаще всего причина простая и банальная: мы, люди, ленивы и не любим изменения. Нам удобнее по старинке, даже если это «старинка» — кривые таблицы Excel и бесконечные чаты в Telegram.
Но в глубине души все понимают, что пора что-то менять. Просто нужно внедрить изменения максимально безболезненно, а желательно ещё и весело.
Секрет №1. Выбирайте самый простой инструмент (хотя бы на старте)
Ошибкой номер один становится стремление сразу внедрить мощный таск-менеджер уровня NASA с кучей интеграций и сложной автоматизацией. Поверьте: космический корабль управлять удобно, но сначала надо хотя бы научиться ездить на велосипеде.
Начинайте с простого и понятного инструмента, например Trello или Todoist. Минимум функций, интуитивный интерфейс, понятная система распределения задач и комментариев. Чем меньше усилий придётся приложить на старте, тем больше вероятность, что команда это оценит и полюбит.
Секрет №2. Внедряйте таск-менеджер не указом сверху, а демократично и мягко
Директивы сверху в стиле: «Завтра все переходим в Asana! Кто не перейдёт — лишается кофе и печенья!», обычно заканчиваются печально (для всех, включая вас). Вместо этого спросите мнение команды: что именно их раздражает в текущей работе, какой функционал они бы хотели видеть в новом инструменте. Дайте им почувствовать причастность к выбору.
Хитрый лайфхак: можно сделать вид, что решение принимают они, хотя на самом деле, конечно, его приняли уже вы.
Секрет №3. Первые победы — лучшая мотивация
Вы внедрили таск-менеджер — и вот что теперь делать? Правильно, сразу отмечать первые успехи! Пусть это будет одна маленькая задачка, которую вы вместе красиво закрыли, прокомментировали и отпраздновали.
Каждый раз, когда кто-то успешно решает задачу и фиксирует это в инструменте, не стесняйтесь хвалить, отмечать и даже шутливо поощрять виртуальными медальками. Немного юмора и признания быстро создают позитивный настрой вокруг нововведений.
Секрет №4. Назначьте «амбассадоров инструмента»
В каждой команде найдётся хотя бы парочка активистов, которые любят новое, не боятся кнопок и с удовольствием осваивают свежие технологии. Вычислите их (обычно это люди, которые первыми купили новый iPhone или стоят в очереди за новой PlayStation) и попросите помочь вам распространить любовь к новому таск-менеджеру.
Именно эти ребята станут вашими союзниками и помогут заразить остальных.
Секрет №5. Никакой бюрократии
Самый простой способ саботировать внедрение таск-менеджера — заставить сотрудников писать километровые отчёты и согласовывать каждую запятую. Забудьте это немедленно!
Таск-менеджер должен решать задачи, а не добавлять новые. Чем меньше времени люди тратят на рутину, тем выше вероятность, что инструмент действительно начнёт работать.
Что вы получите в результате?
Если вам удалось всё сделать правильно, то спустя всего несколько дней (ну, максимум неделю) вы увидите ощутимый результат:
- Задачи на виду: вы точно знаете, кто и чем занят.
- Дедлайны соблюдаются: потому что о них наконец стали помнить.
- Спокойствие и порядок: больше нет бесконечных уточнений и вопросов.
- Больше времени на важное: у команды высвободится ресурс для действительно ценных задач.
Ну и главное: вы почувствуете, как жизнь налаживается и перестанете вздрагивать от мысли: «Что же там опять творится с задачами?»
Итак, теперь вы знаете, как перестать вечно бороться с хаосом в задачах и быстро внедрить таск-менеджер в свой проект. Используйте эти советы, избавьтесь от головной боли и порадуйте команду новым уровнем комфорта.
Как говорится, спасение утопающих в задачах — дело рук самих утопающих. Но теперь-то у вас есть спасательный круг!
