В бухгалтерском агентстве «АЮ-Консалт» семь человек работают удалённо и в разных часовых поясах. Пока задачи жили в мессенджере, переписка по клиентам расползалась по чатам, и было трудно понять, какие задачи в работе, а какие уже закрыты. В этом кейсе разбираем, как директор Арина Черенкова за неделю тестирования собрала работу команды в таск-менеджере Strive: по какой схеме теперь устроены проекты и что это дало в горячий сезон отчётности. А в конце — идея, как навести такой же порядок у себя.
Почему бухгалтерское агентство «АЮ-Консалт» теряло задачи в чатах мессенджеров
Задачи терялись в общей переписке мессенджера: сообщения по всем клиентам шли в одних чатах вперемешку, и поручения вместе с договорённостями быстро уходили вниз ленты. Сотрудники работают в разных часовых поясах, и сроки приходится держать сразу по нескольким — от московского до новосибирского времени, разница доходит до четырёх часов. Поэтому задачи нередко ставили в чат на ходу, и в таком потоке поручение легко было пропустить, а через полгода — вообще не найти.
«Раньше это всё было в Телеграме, и переписка была просто огромная — потом не найдёшь важную информацию», — вспоминает Арина Черенкова
Почему бухгалтерское агентство «АЮ-Консалт» выбрало таск-менеджер Strive
Решение протестировать таск-менеджер Strive пришло по рекомендации с делового форума — сервисом уже пользовалась знакомая предпринимательница и показала, как ведёт дела на канбан-доске.
Почему не подошли более сложные сервисы
Более тяжёлые системы вроде Битрикс24 для команды из семи человек оказались избыточными. В отличие от таск-менеджера Strive, такую систему пришлось бы долго внедрять и обучать ей сотрудников, а агентству нужен был инструмент под текущие задачи здесь и сейчас. При этом привычный канбан, ради которого и присматривались к тяжёлым CRM, в Strive уже был.
Что в таск-менеджере Strive подошло агентству
После пробного периода Арина Черенкова назвала несколько причин остаться в таск-менеджере Strive:
- Приложение и на телефоне, и на компьютере — задачу можно поставить или закрыть в любой момент, даже не за рабочим местом.
- Привычный канбан без лишнего функционала.
- Выбор формата под человека — кто-то из сотрудников работает в канбане, кто-то в календаре.
- Чат, документы и ссылки внутри каждой задачи вместо разрозненной переписки в мессенджере.
«Мне понравилось, что есть и в телефоне, и на компьютере. Мы можем оперативно поставить друг другу задачу в моменте», — поясняет Черенкова
Тестирование заняло около недели: сначала сервис освоила менеджер по работе с клиентами, затем подключилась остальная команда. Уже через неделю в «АЮ-Консалт» приняли решение внедрять таск-менеджер Strive в работу.
Как «АЮ-Консалт» выстроила работу в таск-менеджере Strive
Работу собрали вокруг трёх опор: проекты завели по сотрудникам, обсуждение каждой задачи перенесли внутрь карточки, а контроль перевели на статусы и уведомления. Дальше разберём каждую часть отдельно — от структуры проектов до того, как агентство держит сроки в сезон отчётности.
Как агентство ведёт задачи по сотрудникам
Команда создала отдельный проект под каждого сотрудника, а не под каждого клиента. При 70 клиентах на обслуживании проекты по клиентам были бы неудобны, поэтому за основу взяли сотрудников. Арина заходит в проект конкретного бухгалтера и видит все его задачи целиком, а там, где нужен контроль, назначает себя проверяющим — сотрудник отписывается в задаче, что готово, и проверяющий закрывает её после проверки. Задачи называют по единому правилу: сначала имя клиента, затем суть задачи — например, «ООО „Ромашка" — расчёт зарплаты за май». Так их проще искать и сортировать.
«Мы сделали проекты по каждой сотруднице — это очень удобно. Я могу в каждую зайти и посмотреть, чем она занимается», — рассказывает глава агентства
Как чат в задаче заменил переписку в мессенджерах
Вся переписка по задаче теперь хранится в самой задаче, а не в общем чате. К каждой задаче в таск-менеджере Strive привязаны свой чат, документы и ссылки. Команда обсуждает работу прямо внутри карточки, а после закрытия к ней всегда можно вернуться и поднять историю — раньше для этого пришлось бы перелистывать гигантскую ленту мессенджера. При необходимости отдельные документы можно показать клиенту через публикацию материалов, не открывая ему всю доску.
«Здесь каждая задача: чат, документы, ссылки. Задачу закрыли — и если что-то нужно, мы можем к ней вернуться», — отмечает Арина
Как агентство контролирует задачи в сезон отчётности
В горячий сезон Черенкова ставит задачи один раз и дальше следит за ними по статусам, а не вручную. Когда начинается отчётность и оформление патентов для ИП, она заводит задачи на всех сотрудников сразу, проставляет даты и отслеживает выполнение по уведомлениям. Лишний раз дёргать команду и напоминать о сроках лично больше не нужно — видно, что задачи стоят, на какие даты и что уже сделано.
Что изменилось в работе «АЮ-Консалт» после внедрения таск-менеджера Strive
Команда перестала терять и забывать задачи. Процессы стали прозрачными: видно, какие задачи закрыты, кто и когда оставил комментарий, на каком этапе работа по конкретному клиенту. Задачи теперь можно ставить даже на несколько месяцев вперёд — они не потеряются. Дальше в «АЮ-Консалт» планируют переносить в сервис регламенты работы — чтобы при расширении команды новые сотрудники сразу видели, как устроены процессы.
«Я нашла именно ту систему, которая закрывает автоматизацию, которую я никак не могла внедрить. Сейчас я спокойно ставлю задачу и уверена, что отслежу её, а сотрудник про неё не забудет», — подводит итог Арина Черенкова
Как навести порядок в задачах команды в таск-менеджере Strive
Заведите по проекту на сотрудника и собирайте задачи в одном месте, чтобы ничего не терялось в переписке. Попробуйте таск-менеджер Strive бесплатно и постройте схему проектов под особенности своей компании.
Читайте также: как консалтинговое агентство заменило Asana на Strive для работы с маркетплейсами
