ПИР-Центр — некоммерческая организация из Москвы, которая занимается исследованиями в области международной безопасности, контроля над вооружениями и ядерной безопасности. В штате около пяти сотрудников, кроме них с организацией работают члены экспертного совета и научные сотрудники. Команда одновременно ведёт несколько проектов с исследовательскими и организационными задачами.
За планирование отвечает в том числе заместитель директора Александра. Для неё важно распределять задачи по проектам и видеть текущую работу на день. В мае команда в течение месяца тестировала российском планировщике задач Strive.
Почему ПИР-Центру понадобился планировщик для нескольких проектов
В ПИР-Центре около пяти штатных сотрудников, также с организацией работают экспертный совет и научные сотрудники. У команды много исследовательских, организационных, административных и информационных задач, поэтому Александре важно распределять их по отдельным проектам и следить за работой по каждому направлению.
«Несмотря на то, что у нас компактная организация, всё равно есть ряд проектов, за которыми нужно следить».
До знакомства со Strive Александра уже пользовалась цифровыми планировщиками. Во время жизни за рубежом она работала с Notion и другими зарубежными сервисами, а после возвращения в Россию стала искать отечественный инструмент с привычной логикой организации проектов и задач.
«Когда я приехала в Россию обратно, я задумалась над тем, чтобы найти отечественный планировщик, который был бы хорошим аналогом тому, что я использовала».
В мае Александра подключила к Strive команду и в течение месяца использовала сервис для рабочих проектов. После тестирования команда пока не стала полностью переносить работу: на тот момент у Александры уже была оплачена подписка на другой планировщик. При этом опыт использования Strive она оценила положительно.
«В мае мы работали месяц с командой с вашим планировщиком, и мне всё понравилось».
Как в ПИР-Центре организованы задачи по проектам в Strive
Рабочие направления разделяются на отдельные проекты, внутри которых находятся относящиеся к ним задачи и документы. Такая структура позволяет держать исследовательские, административные и информационные задачи в соответствующих проектных контекстах.
Отдельный проект для каждого направления работы
Проекты ПИР-Центра обозначаются внутренними кодами. Под соответствующий код создаётся отдельный проект, в котором собирается работа по конкретному направлению.
Если один проект связан сразу с несколькими направлениями, в Strive его можно добавить в несколько пространств одновременно. Создавать копии проекта не нужно: в разных пространствах остаётся доступ к одним и тем же задачам и материалам.
Задачи на доске проекта
Внутри проекта находятся связанные с ним задачи. В показанном Александрой проекте на доске были задачи по работе с сайтом и подготовке пригласительных писем. В других проектах находились свои административные и информационные задачи.
Если одна задача относится сразу к нескольким направлениям, в Strive её можно добавить в несколько проектов одновременно. При этом в карточке сохраняются исполнитель, срок, описание, файлы, комментарии и история изменений — не нужно создавать дубли одной и той же задачи для разных проектов
Рабочие документы внутри проекта
Вместе с задачами в проекте можно создавать рабочие документы. Александра отдельно отметила эту возможность как важную для своей работы: материалы остаются внутри того проекта, к которому относятся.
«Нравится то, что документы можно создавать под каждый проект».
К документам в Strive можно оставлять комментарии, поэтому обсуждение правок и уточнений остаётся рядом с самим материалом, а не уходит в отдельную переписку.
Отдельное пространство для индивидуальной работы
Александра также отметила возможность создать отдельное пространство для индивидуальных рабочих задач и поручений руководителя.
«Я могу создать пространство для себя, где буду отмечать какие-то индивидуальные задачи, поручения руководителя».
Пространства в Strive можно использовать не только для разделения направлений, но и для разграничения рабочей информации между участниками. В сервисе предусмотрены разные роли и уровни доступа к пространствам, проектам и задачам — это пригодится, если к отдельному направлению подключаются только определённые сотрудники или эксперты.
Для ежедневного планирования Александра использовала обзор задач на текущий день: там можно сразу увидеть, что нужно сделать сегодня.
«Очень нравится как раз-таки функция, что можно задачи открывать там на день. Ты сразу видишь, что нужно сделать сегодня».
Помимо ежедневной сводки, к нужному рабочему пространству или проекту можно быстро перейти через глобальный поиск Strive. Он помогает находить задачи, проекты и документы по всей системе и фильтровать результаты по типу. Часто используемые проекты можно добавить в избранное, а недавно открытые — быстро найти в разделе с последними посещёнными проектами.
Что Александра отметила после работы в Strive
После месяца тестирования Александра положительно оценила Strive. Она отдельно отметила понятный интерфейс и простую структуру сервиса.
«Интерфейс очень интуитивный, удобный».
Также Александре понравилась сама логика пространств и проектов:
«Пространство проекта и вот эта вся структура, по которой можно организовать свой аккаунт, она простая».
До Strive Александра работала с Notion и другими зарубежными планировщиками. По её оценке, российский сервис сопоставим с привычными инструментами по качеству.
«Я бы сказала, что очень сравнимо. То есть мне понравилось качество».
При этом Strive не ограничивается базовой схемой из пространств и проектов. По мере того как у команды становится больше задач и участников, к этой структуре можно подключать роли и разграничение доступа, аналитику по проектам и сотрудникам, интеграции и шаблоны.
