Российских бизнесменов к активному вовлечению в командные процессы удаленных сотрудников подтолкнул период пандемии. Наиболее развита дистанционная занятость в IT-индустрии. Однако и другие сферы постепенно переходят на новый формат рабочих взаимоотношений, чему способствуют многочисленные преимущества удаленного найма.
Отбросив территориальную привязку, можно найти специалиста, который принесет компании новый опыт и знания. Подыскать сотрудника с более лояльными ценовыми запросами.
Кроме того, пропадает необходимость в обустройстве дополнительного рабочего места. Впрочем, подводные камни у дистанционной работы тоже есть. Но большая их часть разрешается посредством грамотной организации труда. Ниже поговорим о том, как управлять удаленной командой, чтобы повысить эффективность стартапа, а сотрудники из разных стран и регионов чувствовали себя единой командой.
Основные аспекты
Чтобы создать продукт, сотрудникам не обязательно проводить по 12 часов бок о бок в тесном офисе. Сегодня есть немало примеров сатрапов, участники которых живут в разных городах и никогда не встречались в реальной жизни. При этом проекты продолжают успешно развиваться и выпускать новые продукты.
Разумеется, управление командами такого типа – это сложная работа, требующая сильного лидера и умелого менеджера. Но, как показывает практика, нет ничего невозможно. А в основе любого управления лежат традиционные принципы, инструменты и методологии. Независимо от соотношения присутствующих и дистанционных сотрудников, при работе над проектом важно соблюдать следующие правила:
- наладить общение и обратную связь. Коммуникативная функция лежит в основе любого типа управления коллективом;
- ставить четкие и измеримые цели;
- использовать понятные формулировки при постановке задач;
- сделать взаимоотношения сотрудников прозрачными и доверительными;
- оказывать поддержку и предлагать помощь;
- использовать универсальные технические средства;
- соблюдать баланс между работой и личной жизнью сотрудников;
- поддерживать проявления инициатив и лидерских качеств.
Это базовый набор рекомендаций, который можно применять как при работе в оффлайн офисе, так для управления удаленной командой. При этом не стоит забывать о том, что дистанционное сотрудничество неизбежно приводит к поиску новых способов коммуникации и взаимодействия, организации рабочего процесса и способов принятия решений.
Средства связи
Основной проблемой удаленного сотрудничества является отсутствие общего рабочего пространства, в котором все участники проекта могут обсудить возникающие проблемы. Ежедневные планерки и совещания не только дают возможность поделиться информацией или новыми идеями, но также способствуют сплочению коллектива. В этом случае дистанционные работки, оставаясь в одиночестве, не будут чувствовать себя частью общего дела, а это снижает заинтересованность в выполняемом процессе и эффективность.
Решить проблему можно при помощи современных средств связи, предлагающих проведение видеоконференций в режиме онлайн. Для этого нужно определить формат встречи, выбрать программное обеспечение и запланировать регулярные созвоны. А также установить время проведения совещаний, комфортное для всех членов коллектива, проживающих в разных часовых поясах.
Унифицированное рабочее пространство
Ставить задачи и принимать результаты можно по страннике – через мессенджеры или электронную почту. Но, если речь идет о командной работе, этот формат неудобен, мало эффективен и доставляет массу дополнительных организационных проблем. Стремитесь к сокращению количества площадок для взаимодействия. Это помогает быстрее и проще систематизировать работу отдельных звеньев, а также способствует созданию единого корпоративного пространства.
Создайте проект на базе онлайн-платформы, открыв доступ для всех участников процесса. Рассмотрим этот формат взаимодействия на примере «Strive».
Основные возможности и инструменты при переходе к единой рабочей площадке на базе «Strive»:
- создавайте и систематизируйте проекты. Все они будут отображаться на рабочем столе, что облегчит доступ к просмотру текущих процессов. А простой и понятный интерфейс позволит каждому члену команды легко адаптироваться к новому формату работы;
- архивируйте и перемещайте проекты в зависимости от их значимости;
- ставьте задачи, определяя их приоритеты и сроки;
- назначайте и снимайте исполнителей, нажатием одной кнопки;
- создавайте папки с документами. Важная информация всегда будет под рукой, а это сэкономит время и повысит продуктивность;
- отслеживайте и контролируйте исполнение задач;
- создавайте приватные и общие чаты с сотрудниками для поддержания непрерывной обратной связи.
Информация обо всех происходящих процессах будет отображаться на рабочем столе. Открыв проект можно проанализировать работу коллектива, определить лидеров и выявить слабые места. А главное – все участники проекта смогут наблюдать за происходящими изменениями, оценивать собственную успеваемость и осознавать свое место в общем деле.
Обмениваться данными и новой информацией, получать советы или рекомендации, а также быть в курсе последних корректировок. «Strive» - это единая и удобная база для ведения бизнеса, сочетающая в себе все инструменты, необходимые для организации удаленной работы. При этом «Strive» одинаково подходит как при выборе классических систем управления командой с жесткими правилами (например, Waterfall), так и для работы по гибким методикам, отвечающим основным ценностям философии Agile.
Сохранение баланса
Помимо технической составляющей, управление удаленной командой невозможно реализовать без учета человеческих взаимоотношений. При удаленной работе специалисты часто подвержены рискам выгорания, так как грань между рабочим и личным временем стирается. Также на «удаленке», в отрыве от основного коллектива, отсутствие непосредственного контроля и возможности диалога, может стать причиной низкой эффективности. Чтобы сохранить и сплотить команду, лидер проекта обязан:
- быть открытым для обратной связи;
- заботиться о развитии и росте сотрудников;
- поддерживать доброжелательные отношения в коллективе;
- проявлять понимание и уважительное отношение к каждому члену команды;
- доверять и прислушиваться к мнению коллег;
- давать свободу в выборе рабочего времени. Иногда свободный график делает работу более продуктивной.
Но наличие мотивированных, целеустремленных сотрудников, способных к самоорганизации не говорит о том, что проект будет существовать на одном доверии. Независимо от выбранной системы управления, ситуацию необходимо контролировать. Регулярно отслеживать продуктивность членов команды, выяснять причины возникающих сбоев и находить способы их устранения.
Система поощрений
Не забывайте хвалить сотрудников во время онлайн-конференций. Отмечайте успехи и достижения. Демонстрируйте интерес к выполняемой работе и оценивайте ее сложность. Понимание и признание труда для удаленных сотрудников не менее важно, чем для постоянного коллектива. По завершению проекта продемонстрируйте полученный продукт и подведите итоги.
Если в компании планируются корпоративные поездки или мероприятия, приглашайте на них всех участников, включая дистанционных. Хорошая техническая база, четкость в постановке задач и создание позитивного микроклимата поможет достичь высоких результатов, превратив удаленных сотрудников в сильную и эффективную команду.
