Управление командой проекта: методы, инструменты и основные подходы

Управление командой проекта – это сложный, многофункциональный процесс, требующий от руководителя серьезной подготовки и профессиональных навыков. Без грамотного управления подчиненными и выстраивания рабочих процессов, даже небольшие стартапы будут обречены на провал.

Любая команда нуждается в постановке целей, отслеживании активности, налаживании коммуникации и разрешении кризисных моментов. В этой статье поговорим о том, что значит «управление командой». А также разберемся в арсенале опытного управленца: используемых инструментах, эффективных методиках и современных подходах проектного менеджмента.

Управление командой проекта: что это и для чего нужно

Прежде чем переходить к главному вопросу, разберемся с терминологией. Начнем с того, что, говоря об управлении командой проекта, мы подразумеваем именно «проект», а не просто рабочий процесс. Основным отличием данного понятия является наличие четко поставленной цели, которая направлена на получение определенного результата (продукта) в ограниченные сроки. 

Сложность координации рабочей команды зависит от масштаба проекта и количества участников, но в целом управленческие процессы всегда подчиняются базовым принципам. 

Основные правила управления командой проекта:

• четко формулируйте задачи;
• правильно распределяйте роли и нагрузку;
• планируйте рабочий процесс, выстраивая алгоритмы для каждого сотрудника;
• обеспечите подчиненным свободный доступ ко всем необходимым ресурсам;
• создайте действенную систему коммуникации и обратной связи;
• мотивируйте участников проекта, для повышения их продуктивности;
• разрешайте возникающие конфликты и поддерживайте дружественный настрой в коллективе.

При этом участие проектного менеджера в процессах должно быть непрерывным. Раздав указания и организовав рабочее пространство в самом начале, без регулярного контроля можно получить результат далекий от ожиданий или не получить его вовсе. Тогда как постоянная работа с подчиненными повышает их эффективность, способствует личностному росту, сплоченности и заинтересованности. 

Особенности работы с разными составами команды проекта 

Подбор специалистов в команду проекта зависит от его целей. По данному критерию все существующие типы команд подразделяют на:

• постоянные. К примеру, речь идет о небольшом бизнесе в сфере IT, скорее всего, компания уже состоит из группы профессиональных разработчиков, дизайнеров, программистов и т.д. Такой командой легко управлять, ведь все они давно работают в одной упряжке, хорошо знакомы друг с другом и с корпоративными правилами. Начиная работу над новым проектом достаточно ввести актуальные данные и следить за соблюдением установленных правил.
• проектные. Этот вид можно разделить на два типа: временный и смешанный. Временный подразумевает привлечение к сотрудничеству новых специалистов, которые будут задействованы только в рамках одного проекта. Смешанный предполагает приглашение в основной коллектив дополнительных сотрудников. Такой подход оправдан, если в рамках определенного стартапа нужно повысить продуктивность какого-либо звена или согласно новым требованиям продукт должен содержать дополнительные характеристики, которые не могут быть реализованы уже имеющимся в компании персоналом.

Определение ролей в команде проекта

Выделение ролей поможет сузить зону ответственности для каждого участника, сделать его задачи более понятными, а, следовательно, ускорить процесс работы и повысить эффективность. Роли в команде проекта подчиняются строгой иерархии:

1. Клиент. Инициатор, а также спонсор проекта, который впоследствии будет обладать правами на полученный продукт. Его задачи – обеспечить материальную базу, установить вектор направления работы и согласовать этапы и итоговый результат.
2. Проджект менеджер. Роль проектного менеджера в коллективе заключается в составлении плана, распределении задач, управлении командой и внутренними процессами. Он должен следить за тем, чтобы работы продвигались по графику и не выходили за пределы установленного бюджета.
3. Исполнители. Здесь имеет место внутреннее ранжирование специалистов. Если речь идет о выполнении проекта, над которым работают профессионалы из одной области, приоритет в распределении ролей будет устанавливаться на основании уровня квалификации и опыта. Это так называемое – выделение лидера команды. 

Приведенная схема является базовой. В зависимости от предлагаемых условий и объема добавляются промежуточные звенья. Так, проектный менеджер может выполнять роль связующего звена между клиентом и исполнителем напрямую или оставаться в рамках своей компетенции, передавая информацию вышестоящим управленцам и проджект менеджерам. 

Стили управления командой проекта

Разумеется, при управлении строительной бригадой и группой дизайнеров, невозможно использовать один и тот же стиль. На выбор стиля влияет состав команды, личные качества менеджера и сфера, в которой реализуется проект. Стилистика управления должна быть оправданной и направленной на получение лучшего результата. Эксперты выделяют четыре основных типа управления проектными командами.

Авторитарный

Все инициативы исходят только от управляющего и исполняются членами команды по установленным правилам в обозначенные сроки. В этом случае менеджер должен понимать какой ему нужен результат и какими способами его можно достигнуть. Также стоит отметить, что авторитарный или командный стиль подразумевает компетентность управленца и признание его авторитета другими членами команды. Иначе конфликтов избежать не получиться.

Менторский (наставнический)

Основная задача менеджера – организовать рабочий процесс, наладить активную коммуникацию, мотивировать и вдохновлять специалистов. Управленец обязан донести до сотрудников важность разрабатываемого проекта и детально объяснять причины принятия каждого решения. Это поможет активизировать членов команды на поиски новых решений.

Поддерживающий

В данном случае проджект-менеджер не навязывает собственные идеи, а подталкивает коллег к поиску средств исполнения поставленных задач, следит за сохранением доброжелательной обстановки и контролирует процесс исполнения. Окончательные решения принимаются по результатам обсуждения. Разумеется, такой подход оправдан, если команды состоит из профессиональных и высококвалифицированных специалистов. При видимой простоте, менторство сложный стиль управления, требующей от управленца полной вовлеченность и проявления организаторских способностей.

Делегирующий

Большая часть функций по постановке задач и принятию решений переходит к участникам проекта. Поэтому выбирая делегирование в качестве основного стиля управления, важно подобрать проверенную и надежную команду.

Каждый стиль управления имеет свои преимущества и недостатки. При этом, чем более демократичными становятся взаимоотношения внутри коллектива, тем выше риски и ответственность руководящего звена.

Попробуйте управление командой в STRIVE

И неважно, какой именно стиль управления вы выберете

Начать бесплатно

Рекомендации по выбору методик и инструментов управления командой разработки

Выбор инструментария зависит от подготовленности команды, опыта управленца и специфики разрабатываемого проекта. Project management предоставляет огромный выбор методик и инструментов, в числе которых:

• средства визуализации. Самым распространенным приемом является создание канбан-досок, отвечающих основным понятиям философии гибкого управления Agile. Они помогают наглядно проиллюстрировать все происходящие процессы и отследить слабые места. В случае с планированием долгосрочных проектов можно обратится к диаграммам (например, Диаграмме Ганта);
• способы коммуникации. Старайтесь свести к минимуму количество используемых мессенджеров, таким образом вся информация по проекту будет аккумулироваться в одном месте. Регулярно проводите совещания и не пренебрегайте обратной связью. Хорошо отлаженная коммуникация между членами команды – залог продуктивного сотрудничества;
• тайм-трекинг. Существует большое количество программах инструментов для установки и отслеживания времени исполнения задач. Это постановка дедлайна, обозначение приоритетных направлений для выполнения и т.д.

Здесь же можно упомянуть средства контроля. Его можно проводить при помощи ПО, отслеживая время и ресурсы, используемые сотрудником в течение рабочего дня. Или с помощью системных проверок на предмет затягивания сроков и выяснения причин, повлиявших на возникновение простоев. Но, чем чаще управленцу необходимо прибегать к методам и инструментам контроля, тем ниже производительность и эффективность команды. А, следовательно, решение проблемы нужно искать в способах мотивации. 

Это могут быть как денежные поощрения, так и регулярная похвала, признание достижений отдельных подчиненных на общих собраниях. Причиной низкой производительности может стать недостаток знаний сотрудников. Поэтому проектному менеджеру необходимо заботиться о профессиональном росте сотрудников. Предоставлять тематические материалы, лекции и способствовать обмену опытом внутри коллектива.

Управления командами проектов с помощью сервиса «Strive»

«Strive» - это многофункциональная площадка, разработанная в помощь проджект-менеджерам и призванная упростить процессы управления, автоматизировав большую часть рабочих моментов. Что дает использование «Strive»:

• оперативная коммуникация. Создавайте общие и приватные чаты для обсуждения рабочих моментов по конкретным задачам. Встроенные мессенджеры помогут всегда оставаться на связи с сотрудниками и обеспечат быструю обратную связь;
• визуализация. Удобный интерфейс помогает отслеживать все процессы и быть в курсе последних изменений;
• тайминг. Устанавливайте дедлайны и отмечайте цветом приоритетные задачи, на которые смогут ориентироваться участники проекта;
• контроль. Отслеживайте исполнение, наблюдая за сменой статусов задач на рабочем столе;
• архивирование. Сохраните выполненные проекты для их последующего анализа и накопления опыта;
• обучение. Сохраняйте полезные материалы, документы и ссылки в специальной вкладке, чтобы сотрудники могли без труда найти необходимую информацию.

Использование единой системы для ведения проектов позволяет быстро оценивать ситуацию и держать в курсе изменений всех участников проекта. Проводить анализ и своевременно реагировать на отклонения от графика. Функционал «Strive» подходит для любого стиля управления и отвечает требованиям современных методик работы с проектными командами. 

Способствует тесному взаимодействию участников проекта и при этом оставляет границы для личного пространства. Избавляет от бюрократии и сокращает время на взаимодействие между звеньями и ролями в многоуровневых системах. А это в разы повышает продуктивность команды.