Канбан – это популярный метод управления потоками и процессами проектов через визуализацию происходящего. От других подходов, данная методология отличается большей гибкостью. Повышая эффективность и побуждая команду к постоянной эволюции, Канбан не требует серьезных перемен.
Применение методики возможно на любой стадии работы над проектом. Главное - обозначить этапы, объяснить правила переходов между ними и контролировать процесс исполнения задач, периодически внося необходимые коррективы. При этом Kanban лучше не использовать проджект-менеджерам, нацеленным на решение срочных задач, так как полный переход на Канбан является трудоемким процессом с постепенным внедрением метрик и правил.
Kanban и его цель
Канбан считается одной из наиболее эффективных систем организации и управления проектами (в том числе в IT-сфере), но своим появлением он обязан японским промышленникам. Еще в середине прошлого века на крупных предприятиях Японии практиковали систему организации труда с четким разделением обязанностей. Для каждого производственного этапа выбирался ответственный мастер, который крепил к общей доске листок с задачами для своего звена. Именно эта практика легла в основу методологии Kanban, ставшей частью agile-философии.
В проектном менеджменте Kanban это совокупность практик и инструментов, позволяющая:
- визуализировать проект с помощью доски;
- правильно выстраивать процессы, сделав их более прозрачными и прогнозируемыми;
- эффективно работать с непрерывными потоками задач;
- планировать работу команды;
- планировать тайм-менеджмент;
- анализировать большое количество метрических данных;
- находить слабые места и исключать вероятность повторения ошибок;
- управлять ресурсами (материальными, интеллектуальными и т.д.);
- управлять рисками;
- осуществлять контроль за исполнением проекта, соблюдением его ключевых моментов и сроков.
Применение методики Kanban положительно влияет не только на технические и материальные составляющие проекта, но и личностный рост команды. Главные принципы системы Канбан:
- начните с того, что у Вас уже есть;
- поставьте достижимые цели, способствующие эволюции проекта;
- поддерживайте проявление лидерских качеств на всех уровнях проекта.
Благодаря визуализации и работе с метриками, Kanban дает возможность проанализировать текущие процессы. А уже на основе полученных данных вносить соответствующие изменения.
Основные практики Kanban
Процесс работы по методологии Канбан строится на шести базовых практиках, знание которых поможет успешно внедрить систему и повысить продуктивность команды.
Визуализируйте
Эта практика считается основополагающей, так как без визуализации все остальные манипуляции с проектом не смогут принести ожидаемого результата.
Прежде чем переходить к практике, важно разобраться с проектом, понять суть происходящего. Именно на это и направлена данная практика в методологии Канбан. Проходит она поэтапно, а основным ее инструментом является доска, на которой отражается:
- Визуализация процесса. На этом этапе важно увидеть реальное положение дел: как протекает работа, какие задачи выполняются, а какие требуют дополнительного внимания. Для более детального понимания происходящего, можно дополнительно выделить подэтапы. Они помогут увидеть в какой степени готовности находится та или иная задача.
- Визуализация видов работы. Иногда в процессе реализации проекта, необходимо учесть несколько видов задач (внутренние, пожелания инвестора или другого заинтересованного лица, пользовательские истории и т.д.). В этом случае в бэклоге (первый столбец доски Kanban) добавляются дополнительные задачи, которые делают систему более многослойной и эффективной.
- визуализация переходов. Это важная составляющая, позволяющая понять, в какой момент можно сделать переход между этапами проекта. В зависимости от направленности проекта и его целей, критерии перехода могут быть разными. Но они всегда отражают ту часть работы, завершение над которой дает право приступать к новому набору задач. Формулировать переходы в Kanban нужно четко, понятия должны быть недвусмысленными и доступными каждому члену команды.
Если предыдущие вехи пройдены, можно приступать к визуализации самой работы над этапами. Для этого нужно взять все поставленные ранее задачи и поместить их на доску. Затем проанализировать каждый элемент. Задачи, которые можно выполнить в короткие сроки конкретизируются и получают исполнителя.
Визуализация в Kanban помогает увидеть картину целиком, проанализировать продуктивность команды и ее звеньев. Рассчитать реальные сроки исполнения поставленных задач, а также определить ключевые моменты, влияющие на реализацию проекта и время его завершения.
Ограничивайте количество задач, взятых в работу (WIP-Лимиты)
Если один человек отвечает за выполнение нескольких задач одновременно, он вынужден постоянно переключать внимание, что в разы снизить его продуктивность. В этом случае необходимо проставлять жесткие сроки и лимиты по каждой задаче. Просчитать их на начальном этапе крайне сложно, поэтому корректировки вносятся по мере необходимости.
Для эффективного продвижения процесса оптимальным считается, то соотношение, которое позволяет максимально быстро справляться с поставленными задачами.
Когда баланс нарушается, специалисту труднее справляться с возложенными на него требованиями, что приводит к затягиванию сроков исполнения. Это отлично отображает доска, на которой начинают скапливаться задачи, подолгу не переходя между этапами. Для того, чтобы система работала слаженно, важно изначально определить ее пропускную способность.
Найти самое «узкое» место. Если проектная часть работает быстрее тестовой, это не ускорит процесс, а приведет к тому, что нерешенные задачи будут накапливаться на этапе тестирования. Справится с проблемой «бутылочного горлышка» можно двумя путями: подстроить команду под пропускную способность проекта и внести корректировки в плановые расчеты. Или найти способ ускорить (улучшить) работу «слабого» звена. Например, нанять больше специалистов, отвечающих за тестовую часть проекта или перераспределить обязанности.
Управляйте потоком задач
Хотите, чтобы работа над задачами продвигалась быстро, а команда была сосредоточена на достижении результата, научитесь управлять потоком задач. Для этого используется методика Канбан-митинг или практика ежедневных собраний. Суть практики заключается в том, чтобы каждое утро команда планировала свой день и следила за обновлением доски Kanban. 
Работа с доской начинается с задач, расположенных ближе к колонке «готово». После рассмотрения карточки на нее ставятся блокиратор (обстоятельства, мешающие быстро достигнуть цели) и фиксируется план по их устранению. Также действенным инструментом при управлении потоками станет присвоение класса задачам. Классы показывают какие задачи на данном этапе работы над проектами являются наиболее срочными, а какие можно выполнить в стандартном режиме.
Устанавливайте явные правила
Внедряя на производстве Kanban, все разработанные правила должны быть предельно понятными. После того как они приняты, их необходимо отразить и визуализировать (зафиксировать на доске). Это поможет всем членам команды понять по каким принципам осуществляется работа над проектом, какие используются критерии готовности по задаче, какую работу необходимо выполнить, чтобы считать этап завершенным, как определяется срочность задач и т.д.
Каденции в Kanban или петли обратной связи
Практика петель обратной связи позволяет сделать работу компании более эффективной и прогнозируемой за счет налаживания информационного взаимодействия между всеми участниками проекта.
Петли обратной связи имеют определенный ритм (периодичность) и носят название каденций. Основные каденции при работе в kanban system, распределенные по частоте их применения:
- митинг. Ежедневные планерки, на которых обсуждаем заблокированные задачи и пути вывода их на новую ступень реализации;
- наполнение очереди. Во время встречи берем на себя задачи, которые готовы выполнить в течение 1-2 недель и отмечаем их на доске Kanban;
- планирование. Проводится с той же периодичностью (раз 2 недели) и позволяет вернуть исполненные обязательства;
- обзор сервиса. Раз в 2 недели необходимо проводить собрания, на которых качество сервиса будет обсуждаться с привлечением метрик. Метрики в Kanban – это еще одна важнейшая составляющая, помогающая визуализировать реальные достижения и характеристики;
- операционная встреча. Проводится не чаще 1 раза в месяц. Предполагает работу с метриками и обсуждение качества взаимодействия между проектами или частями проекта.
- обзор рисков. Ежемесячная планерка в Kanban, направленная на анализ рисков, которым может быть подвержен проект в силу наличия заблокированных задач (их количество хорошо видно на доске);
- обзор стратегии. Проводится поквартально и подразумевает диалог о текущей стратегии, а также вариантах ее изменения.
Содержание каденций может меняться в зависимости о направленности проекта. Но самыми частыми встречами должны остаться собрания, позволяющие разрешить текущие вопросы, от которых зависит своевременное и качественное завершение работы.
Непрерывная эволюция
Kanban – это не просто инструмент эффективного управления проектами. Особенность методики – стремление к постоянному развитию. И шестая практика по факту является итогом пяти предыдущих. Она собирает данные и позволяет принимать рациональные решения, основанные на метриках и экспериментах, способствующие улучшению качества процесса.
Kanban – это не просто инструмент эффективного управления проектами. Особенность методики – стремление к постоянному развитию. И шестая практика по факту является итогом пяти предыдущих. Она собирает данные и позволяет принимать рациональные решения, основанные на метриках и экспериментах, способствующие улучшению качества процесса.
Преимущества внедрения Kanban-методики на платформе «Strive»
В отличие от более радикальной системы Scrum, методология Kanban не предполагает кардинальных перемен, предлагая участникам проекта привыкать к изменениям постепенно, постоянно стремясь к эволюции. Главные преимущества внедрения Kanban на базе платформы «Strive»:
- разрабатывайте и просматривайте доски для визуализации проекта прямо на рабочем столе. Чтобы обсудить текущие задачи, специалистов не нужно собирать в одной комнате, все диалоги удобно вести в разделах системы. А простой и понятный интерфейс позволит каждому сотруднику без труда отыскать собственную задачу и ознакомиться с общим положением дел. Используя «Strive» для внедрения Kanban method, вы быстро сможете обучить коллектив новым правилам и достигнуть желаемых результатов;
- привлекайте к работе узкоспециализированных специалистов и профильные команды;
- ставьте задачи, присваивайте и легко меняйте их статусы;
- прописывайте критерии оценки и правила, которые всегда будут оставаться в открытом доступе;
- устанавливайте сроки выполнения задач и назначайте ответственных;
- контролируйте проекты с помощью Kanban не выходя из рабочего кабинета по статусам задач на доске. Отслеживайте слабые места и принимайте своевременные решения для нормализации рабочего процесса;
- налаживайте петли обратной связи посредством инструментов «Strive», чтобы сделать работу команды более продуктивной.
