Виды и методы планирования в менеджменте
Правильное планирование в менеджменте – один из ключевых моментов в построении успешного бизнеса. Наличие пошагового плана действий для достижения конкретной цели помогает достаточно быстро и эффективно достичь желаемого результата. При планировании определяется стратегия действий, ресурсы, которые необходимо будет использовать, затраты и ряд других критериев, прямо или косвенно влияющих на итоговый результат.
Несмотря на то, что есть несколько стандартных методов управленческих решений я в менеджменте, управление проектами – достаточно динамичная область, где необходимо, порой, сочетать как несколько подходов, так и использовать новаторские техники, в зависимости от текущей ситуации на профильном рынке.
Чтобы понять, какой вид планирования наиболее подходит под конкретную бизнес-задачу, следует внимательно изучить все имеющиеся примеры и выбрать оптимальный вариант.
Предлагаем ознакомиться с наиболее распространенными техниками и приемами в данной сфере.
Основные виды планирования
Последовательность действий в менеджменте определяется, как правило, видом деятельности компании и желаемого результата заказчика или самой организации. Принято различать несколько основных видов планирования, которые классифицируются по следующим характеристикам:
Срочности выполнения Управленческие решения могут приниматься ежедневно, в период до года, с промежутком от 1 до 5 лет или охватывать более максимальный срок.
Структуре Если необходимо разработать стратегию направления развития бизнеса, то используют стратегическое управленческое решение, включающее: анализ рынка, конкурентов, целевой аудитории. При необходимости решить глобальные задачи выбирают тактическое планирование с определенным, четко структурированным планом действий.
Если нужно оценить эффективность запланированных мероприятий, то в качестве эффективного средства применяется бизнес-планирование, в котором отражаются финансовые, ресурсные и другие показатели компании.
Функциям Управленческие решения, которые касаются налоговых отчислений, расходов и доходов и компании, называются финансовыми. Маркетинговое исследование включает разработку рекламной деятельности, а также мероприятий, влияющих на увеличение продаж. Также бывает планирование трудовых ресурсов, которое ориентировано на разработку и оптимизацию процесса работы персонала и финансового вознаграждения. Постановка задач в менеджменте также может быть детальной или агрегированной, охватывать отдельные сферы бизнес-проекта.
Эффективные методики управленческих решений
Техники плана действий в менеджменте, безусловно, отличаются друг от друга, но у всех у них общая цель – создание успешного бизнес-сценария или оптимизация работы компании, персонала.
Предлагаем ознакомиться с наиболее эффективными методиками планирования и выбрать оптимальный вариант, который подойдет вашей команде и поможет достичь желаемой цели.
Agile
Данная методика, даже скорее философия, – одна из самых распространенных в области планирования в менеджменте. В буквальном переводе с английского языка термин «agile» означает «гибкий».
Становится очевидным, что главным принципом такого метода в таком случае является гибкий подход, а именно:
создание максимально комфортных условий для работы персонала, с целью его мотивации;
руководители и разработчики проекта работают совместно, прислушиваясь друг к другу;
главная задача команды – удовлетворение потребностей заказчика за счет разработки качественного плана действий;
возможность изменения требований к продукту/услуге на любой стадии разработки;
быстрая и гибкая адаптация к изменениям в работе, требованиям заказчика, рыночным условиям и любым иным обстоятельствам, которые могут повлиять на ход рабочего процесса.
Метод управленческих решений Agile – достаточно универсальный, и подходит практически под любую бизнес-задачу, если для ее выполнения не требуется слишком сжатых сроков. Как правило, гибкий процесс управления используется для разработки сайтов и ПО, рекламных кампаний, творческих проектов и новых продуктов. Чаще всего Agile также пользуется спросом у стартаперов.
Каскадный (Waterfall) метод
Можно с уверенностью сказать, что каскадный метод – полная противоположность гибкой методике, о которой речь шла выше.
Если более подробно, то основополагающими принципами Waterfall являются следующие каноны:
четкость и предсказуемость, хорошая коммуникация в работе команды;
требования заказчика устанавливаются до начала проекта;
наличие определенного технического задания;
оценка бюджета, расчет стоимости работ и затрат на начальном этапе;
сроки проекта оговариваются заранее и строго соблюдаются.
Метод «Waterfall» часто используют в банковской сфере, а также командами, которым требуются четкие шаги между задачами.
Scrum
Этот метод управления в менеджменте схож с Agile. Он такой же гибкий и предполагает командный подход в команде. Однако в рабочий процесс здесь вовлечены и сотрудники компании, и заказчики.
Отличительные особенности Scrum:
возможность контролировать каждый этап работы;
постепенное достижение цели;
кросс-функциональность - участие в процесс специалистов различного профиля;
открытый обмен информации между участниками проекта;
возможность дробления больших задач на мелкие.
Данный метод управления оптимально использовать, когда нужно разработать и внедрить на рынок новый продукт или услугу. Следует учитывать, что Scrum – не лучший вариант для очень больших и сложных проектов, так как требуется постоянная координация работы и высокий уровень доверия в команде.
Техника Гант
После того, как определен план действий по продвижению товара или услуги, оптимизации работы персонала, важно понять: какие инвестиции, сколько времени потребуется для получения лучшего результата.
В штатной ситуации руководитель компании или определенного департамента может ориентироваться на свой опыт, но когда приходится сталкиваться с нестандартными условиями, необходимо учитывать ряд факторов.
Одним из оптимальных решений в таких случаях будет использование таблицы Гант, которая включает пять колонок, отражающих:
Поставленные задачи
Время начала выполнения поставленных задач
Сроки выполнения
Информация о способе действия
Подробное описание хода работ для достижения поставленной цели.
На основе вышеуказанных данных создается иная таблица, где в одной строке указываются временные отрезки времени для измерения, а в другой – задачи и подзадачи, которые необходимо выполнить в эти временные периоды. После заполнения таблицы можно получить полную картину проекта и определить, на каких задач следует акцентировать внимание, на каком участке необходимо ускориться, а где можно повременить.
Матрица Эйзенхауэра
Когда есть необходимость измерить поставленные задачи по степени важности и приоритетности, целесообразно использовать метод матрицы Эйзенхауэра. Согласно такому подхода выделяется 4 группы задач:
Требующее моментального решения
Важные, но которые можно несколько отложить.
Неважные, но требующие срочности выполнения
Не важные и не срочные.
Матрица заполняется от срочных и важных задач к менее срочным. Оценивая их значимость, вы можете составить самое эффективное расписание и управлять планом действий, в зависимости от загруженности дня.
Kanban
Данная методика управления имеет одну главную цель – получение готового качественного продукта или услуги вовремя. Отличительная особенность такого способа управления – наличие виртуальной или реальной кабан-доски, на которой изображены карточки, олицетворяющие задачи команды, и колонки - символизирующие статусы команд.
Также обязательным в методике Канбан являются командные встречи, необходимые для того, чтобы настроить и улучшить управление потоками поставленных задач.
Основные достоинства такого метода:
возможность увидеть наглядно прогресс или регресс поставленных задач;
при помощи карточек можно отследить рабочий процесс и, при необходимости, внести нужные корректировки в процесс работы.
Канбан чаще всего используется командами, которые не фокусируются на решении срочных задач, а также проджект-менеджерам. Этот прием идеально подходит тем, кому важна визуализация проекта.
Данная методика считается одной из наиболее эффективных и универсальных в области планирования. Вы можете попробовать канбан-доску на нашем сайте бесплатно.
Prince2
Такой способ управления основан на организации и контроле над всем проектом от начала и до конца. В его основе семь главных принципов, которые влияют на ход рабочего процесса:
обоснование проекта с анализом его стоимости, рисков, времени выполнения;
организация процесса;
разработка плана на основе особенностей характеристик продукта или продвигаемой услуги;
контроль на предмет соответствия заданным параметрам;
оценка рисков не довести работы до конца;
безупречное качество продукта, которое должно полностью соответствовать ожиданиям заказчика;
изменения, которые возможны на каком-либо этапе реализации проекта.
Prince2 чаще всего используют в крупных корпорациях.
Критический путь
В этой методике управления проектами применяются конкретные временные рамки для каждой поставленной задачи. Такой подход позволяет оценить ход выполнения работ и отмечать, когда на них уходит больше времени, чем положено (при необходимости, корректировать временные сроки в условиях срочности выполнения заказа).
Этот метод лучше всего использовать при создании отчетов о процессе работы или при наличии проблем с эффективностью проекта.
Six Sigma
Когда вопрос стоит в управлении качеством, оптимально сделать выбор в пользу методики «Шесть сигм». Основная ее особенность – устранение недостатков и улучшение рабочих процессов. Такого эффекта, как правило, удается достичь за счет следующих этапов:
Определение объема проекта, его экономического обоснования.
Сбор данных, по которым оценивается объем улучшения работ.
Анализ существующих или потенциальных проблем.
Устранение выявленных проблем.
Контроль принятых решений.
Кому лучше всего подойдет такой способ управления? Крупным компаниям, численность сотрудников которых насчитывает более сотни человек.
Бережливое управление (Lean)
Главная цель данного подхода – увеличение эффективности и производительности, повышение прибыли компании. Для достижения таких результатов оптимально подходит бережливое управление, которое помогает оптимизировать бизнес-процессы за счет сокращения времени выполнения поставленных задач. В том числе, обязательным условием Lean является оптимизация условий труда сотрудников компании.
Бережливое управление чаще всего применяется в государственных структурах.
Экстремальное программирование XP
Такое подход применяется для динамичных проектов, которые необходимо реализовать в достаточно сжатые сроки. В рамках экстремального программирования рабочий процесс осуществляется со своим набором ценностей: обратной связью, уважением к коллегам и заказчику, смелостью в принятии решений.
Данный вид управления подходит для отдельных проектов, реализация которых возможна только в сжатые сроки, с небольшим количеством участников команды.
Использовать экстремальное программирование на постоянной основе не рекомендуется, так как это может привести к эмоциональному выгоранию персонала.
На какие критерии обращать внимание при выборе метода планирования
Способов управленческих решений очень много. Приведенные выше примеры – далеко не все возможные модели, которые можно использовать. Описать все виды не представляется возможным, однако следует обращать внимание на конкретные критерии при выборе любой методики:
Ценность времени, планирование с учетом каждой минуты.
Правильная постановка целей и конечных результатов.
Корректное расставление приоритетов.
Наличие систематического анализа.
Подведение промежуточных итогов.
Наличие периодов отдыха и перезагрузки.
Использование электронного планировщика дел.
Если придерживаться этих критериев, то выбор в пользу нужного метода будет более правильным и эффективным, позволит добиться поставленных задач, в полной мере удовлетворить заказчика или оптимизировать работу персонала.
Чем "Пространства" могут помочь?
Какой способ планирования выбрать – вопрос не из самых простых. Дать точную рекомендацию могут только опытные специалисты, которые ориентируются на следующие факторы:
количество участников в командной работе;
специфика предприятия;
поставленные цели;
метод управления в компании;
временные сроки.
Вы можете попробовать тот или иной способ управления с определенным количеством участников в команде, не выходя из рабочего кабинета. "Пространства" – это сервис для командной работы с проектами, помогающий:
Открыть новые возможности для канбан-досок, которые помогают успешно реализовать проект любой сложности и устранить возникшие проблемы в процессе работы (при их наличии).
Получить документацию, ссылки и Google сервисы для проектов (для архивации важной информации и возможности ее использовать в любое время) внутри самих пространств!
Получить обмен навыками и сохранить опыт команды. В онлайн-сервисе "Пространства" для этой цели есть регламенты, где можно фиксировать полезные знания.
Простой вход для новых сотрудников. Возможность упростить рабочий процесс, получить доступ к инструкциям и опыту команды.
Получить бесплатный доступ к сервису для команд до 10 человек.
Следить за действиями коллег в режиме реального времени. Видно, кто и над какой задачей работает и чем занимается онлайн.
Просто заведите аккаунт бесплатно и попробуйте использовать наш инструмент управления и планирования проектами и задачами.
