В этой статье Вы узнаете о том, как осуществляется оценка стоимости проекта с использованием различных методологий и инструментов. В чем заключается суть оценки проекта и каких результатов она позволяет добиться. Также поговорим об актуальных системах оценки, в том числе при работе в сфере IT и пошагово разберем этапы оценки проекта, которые помогут вывести бизнес на качественно новый уровень.
Понятие бюджета проекта
Бюджет является ключевой составляющей любого проекта и отражает общие затраты, необходимые для выполнения поставленных задач. Документ обсуждается и принимается перед началом работы над проектом, что дает заинтересованным сторонам возможность получить четкое представление о том, на выполнение каких задач будут потрачены выделенные финансы. А также облегчает процесс мониторинга расходов в процессе реализации проекта. В процессе выполнения задач, утвержденный бюджет может быть откорректирован только в случае внесения существенных изменений в первоначальный план.
При разработке бюджета учитываются группы расходов, которые разбивают на категории и подкатегории, соответственно направленности проекта:
стоимость оборудования, программного обеспечения и других материальных объектов, необходимых для реализации проекта;
оплата труда. Помимо заработной платы сотрудников, учитывают пособия и налоги;
научная часть. Проведение исследований, привлечение экспертов, аналитиков и т.д.;
транспортные расходы и логистика;
профессиональная подготовка кадров. Курсы повышения квалификации, стажировки и др.
В приведенном выше списке представлены основные статьи расходов, но данная схема не считается обязательной. В зависимости от сферы деятельности и целей проекта, группы расходов могут меняться, а распределение финансовых блоков по категориям будет неравномерным.
Для чего разрабатывать бюджет проекта
Учитывая необходимость заранее предусмотреть возможные статьи расходов, бюджет проекта становится довольно объемным документом с многоступенчатой и сложной структурой. Но детальный подход к его разработке упрощает работу команды и процесс отслеживания расходов. Делает взаимодействие между участниками проекта более прозрачными и конструктивными. Заинтересованные стороны всегда могут проконтролировать целевое расходование выделенных средств. А в случае изменения требований к проекту, готовый бюджет можно легко откорректировать.
Управление бюджетом - это:
привлечение инвестиций и новых партнеров. Наличие четкого плана поможет заинтересованным сторонам быстро оценить затраты и перспективы;
возможность отслеживания этапов выполнения задач и прогресса в осуществлении проекта;
повышенная продуктивность. Команде не нужно отвлекаться на финансовые вопросы, сосредоточив внимание на выполнении поставленных задач.
При наличии составленного и правильно спланированного бюджета, есть возможность своевременно отследить реальные затраты и внести коррективы в текущий или будущий проект. Таким образом, управление бюджетом выявляет реальную стоимость проекта, повысить рентабельность и сделать его более успешным.
Система оценки проектов: методы и инструменты
Понятие системы оценки проектов говорит само за себя. Это комплекс используемых инструментов и процессов, совокупность которых позволяет оценить стоимость, проанализировать проект и своевременно принять решение о продолжении работы по текущему плану или внесении корректировок. Система оценки проектов – это важнейшая часть процессов мониторинга и контроля, затрагивающая основные этапы и элементы проекта.
В зависимости от масштаба проекта, ответственным лицом за систему оценки может выступать, как менеджер проекта, так и отдел контроллинга. При этом выбираемые методики могут сильно отличаться друг от друга. Сегодня существует большое количество подходов к вопросу оценки проектов, которыми пользуются государственные структуры и небольшие компании.
По сути все разработанные методики – это технологические проекты, которые могут одинаково успешно применяться на базе крупных проектов и стартапов. Основными методиками оценки проектов являются: экспертные и количественные.
В числе экспертных выделяют:
индивидуальные. С привлечением к оценке проекта признанного эксперта в данной области, имеющего позитивный опыт работы над подобными проектами;
коллективные. С привлечением специалистов, отвечающих за разные области проекта. Решение о дальнейших действиях, основываясь на полученной информации, принимает руководитель проекта.
Количественные методики применяются значительно реже, хотя и считаются наиболее точными. Один из таких методов – PERT. В его основе лежит оценка времени, необходимого для выполнения поставленных задач. Вычисления производятся по формулам с использованием таких переменных, как оптимистичная, реалистичная и пессимистическая оценка.
При расчете результата, участники могут опираться на реально существующий опыт аналогичных проектов или прибегать к экспертной оценке. Также стоит отметить, что PERT продуктивен в рамках сложных и многоуровневых проектов. При расчете краткосрочных задач, такой подход будет неоправданно трудозатратным и может дать неверные результаты. При работе с краткосрочными проектами лучше использовать методологию Agile, предполагающую поэтапный подход к выполнению задач.
Методики управления проектами в сфере IT
В современном мире успешное развитие бизнеса неразрывно связано с грамотным управлением проектами в IT и digital. Project management – это комплексная работа над проекторами, включающая постановку целей, планирование, координацию, управление. А также мониторинг и завершение проекта. Особенности IT-сферы требуют от проектного менеджмента знания специфики ПО и умения находить гибкие подходы к системе оценки проектов.
Для достижения результата в этом аспекте используются такие техники, как:
Scrum – подходит для ведения проектов, которые предполагают частую смену требований и задач;
Kanban – продуктивная методика, основанная на принципе визуализации и сокращения числа текущих задач;
Waterfall – классический, четко структурированный подход, который будет полезен для проектов с жесткой системой организации;
Agile – одна из самых гибких методик в проектном менеджменте, позволяющая команде быстро реагировать на изменения и анализировать риски.
Выбор методики зависит от особенностей проекта, состава команды, поставленных задач и т.д.
Инструменты оценки проекта
Чтобы быстро произвести оценку проекта и его показателей в проектном менеджменте используется обширный и разнообразный инструментарий.
Универсальными приемами являются:
Ordering Rule. Также известен, как «Иерархия задач». Оптимальное решение при работе с проектами, включающими не более 20 задач, которые можно выстроить в зависимости от их сложности.
Planning Poker. Популярный среди проектных менеджеров прием. Применение покер планирования требует более детальной подготовки и помогает рассмотреть до 10 задач за одну встречу.
Точечное голосование. Простой в исполнении инструмент, если нужно определить приоритетные направления и рассмотреть до 10 задач одновременно.
Для большей наглядности и продуктивности оценки проекта также используются вспомогательные инструменты: диаграммы связей, логико-структурные схемы, диаграмма Гранта, Канбан и т.д. В зависимости от поставленных целей и сложности проекта может применяться «обратное планирование» (для понимания этапов и задач) и «дизайн мышление» (для понимания запросов ЦА).
Этапы оценки проекта по шагам
При создании нового проекта, идея может настолько поглотить организатора, что он перестает объективно оценивать реальность, игнорируя (или не замечая) явные недостатки проекта. Именно поэтому важно провести оценку каждого этапа. Это позволить снизить риски и повысить продуктивность работы.
Шаг 1. Бизнес-идея
Этот этап требует умения работать в команде и верно изъяснять мысли. Общего стандарта для оценки бизнес-идей не существует, однако для получения положительного результата, стоит придерживаться классических рекомендаций:
выбирайте удобный и общедоступный формат, который будет понятен каждому участнику;
учитывайте корпоративную стилистику и поработайте над составлением презентации идеи нового проекта. Ее суть должна быть понятна каждому участнику;
чтобы получить максимально объективный взгляд на проблему, привлекайте к работе над идеями и их анализу специалистов из разных отделов и отраслей.
Разумеется, в соответствии с направленностью и особенностями проекта, при оценке бизнес-идеи приоритет и последовательность могут меняться.
Шаг 2. План управления проектом
План - это одна из главных и, вместе с тем, сложных составляющих проекта. Даже детально проработанный и профессионально составленный план со временем может терять свою актуальность под воздействием внешних и внутренних факторов. На этапе планирования практически невозможно учесть возможные риски и изменения: рост инфляции, рост цен на сырье, сроки исполнения, стоимость продукта или услуги, очередность задач.
Чтобы разработанный план оставался актуальным, нужно проводить регулярную оценку и вносить необходимые корректировки. При работе над проектами продолжительностью от года до нескольких лет оценку плана управления проектом рекомендовано проводить раз в месяц. Проекты продолжительность не более 9 месяцев оцениваются раз в 2-3 недели.
Шаг 3. MVP
MVP (minimum viable product) – это продукт, имеющий минимальные, но, на первых порах, достаточные для удовлетворения потребностей потребителя (заказчика) функции. То есть, визуализация продукта, демонстрируемая инвесторам или ЦА в качестве образца, с целью его дальнейшего усовершенствования, после получения обратной связи.
Оценить MVP можно при помощи таких инструментов, как:
опросы;
тестовые запуски продукта или рекламной компании;
продажа по предзаказу;
перепродажи для получения обратной связи с последующей заменой на доработанный продукт и т.д.
Запуск MVP помогает команде собрать необходимую информацию для дальнейшего усовершенствования. Но MVP не считается итоговым продуктом, а успешность его продажи не может стать завершающим этапом в разработке проекта.
Шаг 4. Оценка результата
На этом этапе проводится доскональная оценка проекта и результатов работы (итоговой стоимости продукта), которая предполагает:
анализ прогнозируемых и реальных показателей;
анализ возможных перспектив дальнейшего роста и развития;
выявление действенных практик для дальнейшего использования при работе с аналогичными проектами;
анализ работы участников проекта и сбор обратной связи для повышения эффективности каждого звена в будущем;
разработка вспомогательных проектов, направленных на улучшение качества работы предприятия (при необходимости).
Независимо от масштаба и продолжительность намеченного предприятия, следование описанным выше системам оценки поможет снизить вероятность ошибки на каждом этапе работы над проектом, повысить его рентабельность.
Strive для успешного бизнеса
В большинстве случаев причиной неудавшихся проектов становится несогласованность действий, недопонимание сути (или отдельных задач) участниками и заинтересованными лицами. Поэтому важнейшая составляющая ведения бизнеса – правильная и доступная организация документации, которую можно систематизировать при помощи онлайн-сервисов.
Используя платформу «Strive» Вы сможете наглядно представить свой проект, назначить ответственных за выполнение задач, проводить мониторинг и контроль их исполнения. Проводить планирование, разрабатывать бюджет. Следить за продвижением работ по намеченному плану. Быстро ставить или менять приоритеты и др. «Strive» - это многофункциональная площадка с доступным и понятным интерфейсом, призванная облегчить процессы, связанные с созданием и ведением проектов различного масштаба и уровня сложности.
