Процесс контроля проекта представляет собой непрерывное наблюдение, регулирование и анализ получаемых данных, направленный на выявление прогресса (или регресса) и помогающий достигнуть запланированных результатов в назначенное время.
От качества мониторинга и умения своевременно отреагировать на изменения, внести необходимые коррективы, зависит успех всего проекта. Для достижения желаемого результата группа процессов контроля проекта включает в себя три вида: предварительный, текущий и заключительный. Каждый них выполняется с применением различных методик и инструментов, соответствующих поставленным целям.
Группы процессов контроля
По значимости, охвату задач и периодичности проведения, процесс контроля выполнения проекта делится на две группы: основные и вспомогательные. К основным процессам контроля проекта относится подкатегория, которая предполагает проведение регулярных проверок и охватывает все части проекта. Вторая группа позволяет более детально проанализировать работу над отдельно взятыми задачами, поэтому к ее использованию прибегают с установленной периодичностью или по мере необходимости. Разберем каждую из них более подробно.
Группа основных процессов контроля проекта подразумевает постоянное отслеживание происходящих изменений, затрагивающих проект, для своевременной координации плана выполнения задач.
Контроль за изменениями имеет важное значение, так как дает возможность отследить соответствие проекта изначально поставленным целям.
Помимо отслеживания общих изменений, одним из базовых процессов контроля является составление отчетной документации, которая помогает:
быстро ознакомится с текущим положением дел по всем направлениям работы проекта;
предоставить компетентную информацию профильным отделам или вышестоящим органам;
спрогнозировать дальнейшее развитие проекта, опираясь на полученные данные.
Вспомогательные процессы контроля имеют более узкую направленность. С их помощью проектный менеджер может детально рассмотреть отдельные звенья в работе над проектом.
Что относится к вспомогательным процессам контроля проекта:
контроль за содержанием. Отслеживаются все изменения, которые могут быть внесены в план выполняемых работ;
контроль за продолжительностью. Предполагает проверку на соответствие выполняемых работ установленному дедлайну;
процесс контроля ресурсов. Как правило, используется для отслеживания затрат (в том числе финансовых) и недопущения их превышения установленным планом;
контроль качества. Процесс контроля качества выполнения проекта необходим для сопоставления конечного продукта заявленным характеристикам и установленным требованиям. Сбор данной информации поможет выявить «брак» и принять меры для его устранения при дальнейшей работе над проектами.
В группу процессов контроля проекта входит и, стремительно набирающий популярность, процесс контроля рисков. Это вспомогательный процесс, который может быть реализован для оценки всего проекта или его отдельных задач. При этом контроль риска производится на регулярной основе, так как в случае изменений могут потребоваться немедленные корректировки.
Применяемые на практике процессы контроля исполнения проекта зависят от его масштабов, бюджета и сроков реализации. Небольшие проекты сроком от 1 недели до нескольких месяцев, включающее не более 2-3 задач возможно мониторить в оффлайн-режиме. Тогда как более крупные кейсы нуждаются в четкой систематизации и наличии профессионального куратора. Отличным вариантом для создания и ведения проектов станет платформа «Пространства», которая располагает всеми необходимыми инструментами для легкого и быстрого осуществления различных процессов контроля проекта.
Методы контроля в процессе реализации проекта
Существует немало методик для оценки успешной реализации проекта на различных этапах выполнения. Есть общепризнанные подходы, а также корпоративные методики, разработанные и применяемые в рамках деятельности той или иной компании. При этом целью любого метода, как и самого процесса контроля исполнения проекта является соответствие итогового продукта поставленным целям и задачам. И чем масштабнее проект, тем более детально должна быть проработана система его проверки.
Основные преимущества данного метода в процессе мониторинга и контроля проекта:
четкое представление об итогах проделанной работы;
понимание реальных сроков исполнения;
возможность планирования на уровне «результата»;
разделение обязанностей и делегирование второстепенных функций.
Проще говоря, проводя мониторинг по контрольным точкам, менеджер или руководитель проекта может оценить результативность проделанной работы над определенной задачей за указанный промежуток времени. После установки срока исполнения, назначаются ответственные за получение результата и приемщик, который сможет оценить качество выполненной работы. Также необходимо учесть поэтапность выполнения, отражающую степень готовности продукта: «взято в работу», «на тестировании», «завершено» и т.п.
Система контроля проекта создается в ходе процессов планирования и должна отражать все этапы исполнения или ключевые точки для мониторинга:
важнейшие этапы (вехи проекта). Это точки, имеющие ключевое значение при оценке рентабельности, успешности проделанной работы, оказывающие непосредственное влияние на принятие дальнейших решений о продлении и закрытии проекта;
критические точки. Разбивают проект на этапы, которые должны быть завершены в строго обозначенное время (погодные условия, цены на закупку, сроки, установленные законодательством и т.д.);
ключевые. Эти точки контролируются проектным менеджером и позволяют сделать вывод об успешности прохождения проекта до критической отметки;
оперативные. Используются при необходимости контролировать исполнение более краткосрочных задач. В рамках проекта это могут быть ежедневные, еженедельные или ежемесячные отчеты о проделанной работе.
Для более крупных предприятий допускается разбивка на дополнительные ключевые точки, каждая из которых помогает контролировать работу не менее 5 человек. А сроки исполнения задач по ключевым точкам в этом случае не могут превышать 14 рабочих дней.
Инструменты контроля качества проекта
Инструменты и методы управления качеством проекта – это совокупность действий, предпринятых для достижения результата, соответствующего ожидаемым характеристикам в запланированные сроки. Под инструментами качества, в первую очередь, подразумевают различные способы обработки данных, направленные на получение представления о качественных и количественных свойствах исследуемого процесса (продукта, системы и т.д.).
Непосредственно к инструментам контроля качества проекта относятся:
диаграмма Парето. Самый популярный инструмент в проектном менеджменте, отображающий частоту возникновения дефектов и их локализацию;
диаграмма Ганта. Способ визуализации проекта, в котором отображаются различные проекты, задачи и подзадачи. Используя диаграмму Ганта менеджер легко может изменить дедлайн по задаче, не меняя остальных характеристик. Привязать окончание срока выполнения одной задачи к старту другой. Кроме того, на диаграмме легко отследить затянутые сроки или назначить нового исполнителя;
контрольная карта. Линейный график для отслеживания изменений, происходящих с продуктом проекта в процессе его реализации;
листок контроля. Своеобразная таблица, упрощающая работу с различными показателями и данными, собранными в заданные промежутки времени;
диаграмма Исикавы. Более сложная, но действенная схема, применяемая при рассмотрении всех составляющих процесса от компонента «человек» до компонента «среда»;
диаграмма разброса (рассеивания). Действенный способ для обнаружения взаимосвязей между различными показателями качества.
Также при мониторинге проекта нередко применяется инструмент под названием «стратификация». Чаще всего он используется в качестве первоначальной базы для диаграммы Парето или диаграммы разброса, повышая эффективность последних. Инструмент направлен на выявление причины возникновения дефекта посредством сортировки данных, полученных в процессе реализации проекта.
Инструменты контроля проекта в «Пространствах»
Проще всего контролировать реализацию проекта (или нескольких проектов) используя онлайн сервисы. Простая и понятная в управлении площадка «Пространства» поможет избежать бумажной волокиты, многочисленных отчетов, срывов дедлайна и изнурительных подсчетов бухгалтерии. Каковы бы ни были задачи процесса контроля портфеля проектов, Вы сможете систематизировать работу и своевременно получать четкие данные об исполнении.
Все что для этого нужно сделать:
создать проект с названием, четко отражающим его цель. Если работа над проектом предусматривает обращение к корпоративным или федеральным документам, их также можно завести в систему, облегчив участникам поиск и ускорив процесс исполнения;
обозначить сроки реализации (всего проекта и отдельных задач);
указать финансовые затраты, установленные планом;
назначить ответственных за соблюдение дедлайнов и качество исполнения работы, а также собрать команду которая будет трудится над выполнением поставленных задач.
Вторым этапом работы над системой управления проектами станет разбивка на отдельные задачи. Это упрощает приемку результата, решает вопрос с отслеживанием продуктивности отдельного звена. Для каждой задачи также можно указать сроки реализации, бюджет, назначить исполнителей и ответственных лиц. Ниже рассмотрим основные инструменты контроля жизненного цикла проекта:
Проекты. Создавайте и группируйте проекты по отдельным направлениям или кураторам. Для большего удобства и ориентирования, все рабочие проекты будут отображаться в виде колонок.
Задачи. Все что необходимо выполнить участнику проекта отображается во вкладке «Задачи – поручено мне». Вся важная информация по проекту аккумулируется в одном месте и доступна непосредственному исполнителю. Ее не нужно искать в общем чате, что снижает риск «недопонимания» и повышает продуктивность.
Таймлайн. Здесь можно создавать новые задачи и менять тайминг по уже существующим. Этот инструмент позволяет не только организовать исполнителя, но и проследить фактические (а не плановые) временные затраты на выполнение поставленной задачи. В процессе жизненного цикла проекта всегда могут произойти непредвиденные обстоятельства, а данный инструмент поможет быстро обнаружить и скорректировать возникшие накладки.
Уведомления. Если необходимо внести корректировки или оставить заметку по задаче – это проще сделать в разделе «мои действия». Все подписанные на уведомления участники проекта будут получать оперативную информацию в один клик.
Регламенты. Делитесь знаниями и опытом с новыми сотрудниками. Обозначайте обязательные для ознакомления документы и отслеживайте усвоенные материалы в одной вкладке.
Документация. В этом разделе можно хранить все важные для проекта документы: статистические отчеты, ссылки на полезные ресурсы, планы мероприятий и т.д.
Пользовательские ссылки. Открывая проект в «Пространствах» участники получают возможность открытого доступа к схемам, графикам, ссылкам, текстовым документам и другим материалам. При этом нет необходимости переходить между вкладками или открывать дополнительные окна, что значительно упрощает рабочий процесс.
Для более удобной работы с проектами применяются такие инструменты, как ярлыки, выделение задач цветом, архивирование. Используя платформу «Пространства» Вы можете просматривать историю каждой задачи, назначать и снимать ее участников. А также дублировать и перемещать задачи.
А теперь, по-шагово, рассмотрим на примере проекта по входящим заявкам от клиентов:
Заводим проект в Strive и вводим необходимые настройки (их минимальное количество)
Создаем нужные столбцы в канбане (важно создать несколько и потом их можно убавлять или прибавлять уже в процессе работы)
Создаем необходимые задачи без особой настройки. Важно просто поставить задачи. Это делается в 1 клик:
Затем, настраиваем задачи, заполняя все необходимые поля. Ставим дедлайн по задаче. Назначаем ответственных по задаче. Добавляем информацию в описание задачи.
Перетаскиваем задачи на свои столбцы, по мере их выполнения. Таким образом, никакая задача не потеряется и все всегда будет в поле видимости.
В итоге, как показано на примере проекта с приложенных скриншотов - из 7 заявок - одна заявка перетекла в отправление КП и возможное подписание договора. Но это лишь пример. В реальности применение канбан-досок может быть безграничным.
Преимущества управления и контроля проектами на платформе «Strive»
Главные преимущества системы:
работа с любыми типами проектов;
визуализация всех процессов проектного управления;
автоматизация работы всех звеньев. Задействованных в реализации проекта;
применение лучших практик и процессов, встроенных в систему;
гибкая настройка под задачи проекта без дополнительного программирования.
Еще одним плюсом работы со Strive является простота управления. Участникам проекта не придется проходить обучение. Сотрудники смогут быстро освоить программу и стать полноценными участниками проекта, оценив удобство управления и взаимодействия.
