Если вы работаете в команде, рано или поздно вы столкнетесь с понятием «документация». Это не сухие файлы и не нудные тексты — это кровеносная система вашей работы. В Strive мы прошли этот путь лично — и готовы рассказать, как мы пришли к нашему решению.
Что такое документация?
Начав работу над «Strive», мы быстро столкнулись с проблемой: знания и описания процессов жили в чатах, записках и головах. Терялись детали, передача знаний была болью.
Так мы поняли: документация — это основа рабочей памяти.
Что должно быть в таком сервисе?
Первым этапом мы оценили существующие решения. И увидели: часто им не хватает структурированности, удобства, гибких полей для редактирования и все это в едином рабочем пространства вместе с задачами. Поэтому мы основались на принципах: простота редактирования, ясная структура, удобный поиск.
Как должна быть организована структура документации?
Наш опыт показал: структура должна быть древом с четкими разделами: Процессы, Стандарты, Инструкции, Идеи. Каждый текстовый блок удобно и быстро перемещать и редактировать, чтобы легко было вносить и обновлять записи.
Какие должны быть поля для редактирования?
В нашем сервисе мы ввели:
- Заголовок
- Текстовое поле с богатым форматированием
- Таблицы
- Вставка кода
- Красивые кнопки для быстрых ссылок
- Вставку файлов
- Версионность записей
Такие поля делают работу с документацией быстрой и удобной.
Возможность расшарить доступ вне сервиса
Работая с клиентами и партнерами, мы заметили: часто нужно делиться документацией вне команды. Поэтому мы сделали функцию расшаривания: доступ по ссылке с правами чтения или редактирования.
Это позволяет быстро отправлять инструкции, стандарты или проектные документы внешним пользователям без необходимости регистрироваться в системе. Для безопасности мы предусмотрели ограничение срока действия ссылки и возможность установки пароля.
Почему документация стала одной из сильных сторон Strive
В какой-то момент мы поняли: правильно организованная документация экономит сотни часов времени. Новые сотрудники быстрее проходят адаптацию. Процессы становятся понятными даже спустя месяцы. Ошибок меньше, потому что каждый знает, где найти нужную информацию.
Кроме того, документация стала основой для развития команды: фиксируя лучшие практики, мы строим культуру постоянного улучшения. Это не просто записи ради записей — это живой механизм, который помогает Strive становиться лучше каждый день.
Примеры документов, которые мы ведём в Strive
Чтобы показать, как это работает на практике, вот несколько типов документов, которые мы создали и поддерживаем в нашем сервисе:
- Процесс онбординга новых сотрудников
Чёткое пошаговое руководство для новичков: какие системы подключить, какие документы изучить, кто будет помогать на старте.
- Стандарты общения с клиентами
Описаны шаблоны ответов, сценарии на разные случаи, чек-листы для переписки и созвонов. Это помогает всей команде говорить "одним голосом".
- Инструкции по использованию внутренних инструментов
Пошаговые мануалы на случай, если нужно быстро разобраться в новой платформе или вспомнить, как оформить задачу.
- База гипотез и идей развития продукта
Отдельная категория, где мы фиксируем все идеи и гипотезы, даже самые сумасшедшие. Ссылки на обсуждения, теги по приоритетам, история изменений.
- Отчёты по ретроспективам и важным проектам
Мы сохраняем итоги всех крупных ретро-встреч и проектов: что получилось хорошо, что стоит улучшить. Так команда учится на своём опыте.
Итог
Создание собственного сервиса для документации не было самоцелью. Это был ответ на реальную проблему: разрозненность знаний, потерю информации и замедление процессов. Пройдя путь проб и ошибок, мы нашли решение, которое стало важной частью нашей экосистемы.
Если вы хотите, чтобы ваша команда работала быстрее, умнее и стабильнее — начните с хорошей документации. Как это сделали мы.
