От того насколько грамотно организовано управление рисками проекта зависит эффективность бизнес-процессов. Их мониторинг позволяет выделить ключевые события, которые могут стать причиной проблем для предприятия. Своевременное выявление рисков, их качественная оценка и анализ – основное условие для формирования стратегии для достижения поставленных целей.
Что такое риски и как можно ими управлять
Риск-менеджмент – современный метод определения негативных факторов, которые способны влиять на реализацию проектов. Полученные данные необходимы для минимизации их воздействия на работу компании. Это не означает, что у команды не возникнет сложностей, но своевременная идентификация потенциально проблемных моментов поможет планированию системных мер. С их применением можно повлиять на итоговые показатели.
В такой ситуации необходим детальный анализ каждого из направлений бизнеса, по результатам которого формируется краткий отчет о степени рисков, вероятности их возникновения. Полученные сведения – это инструмент, который позволяет составить детальный план воздействия на каждую из сфер деятельности предприятия, если предполагаемое событие произойдет.
Результаты управления рисками проекта
Риски в работе компании неизбежно возникают на всех этапах реализации проекта. Этот факт не зависит от используемых стратегий, направления деятельности
Их менеджмент помогает добиться следующих результатов:
своевременное выявление источников возникновения угрозы;
составление плана антикризисных мероприятий;
создание условий для того, чтобы минимизировать угрозы в сжатые сроки;
устранение на всех уровнях препятствий для реализации поставленной задачи.
В каждом отдельном случае система и принцип воздействия разрабатывается индивидуально. Задача выстроенной антикризисной командой стратегии заключается в формировании нового подхода в работе, который станет компромиссным решением в рассматриваемой ситуации.
Экономия бюджета за счет эффективного управления рисками проекта
Практика показывает, что риск-менеджмент предполагает управление не отдельными направлениями проекта, а работой всей организации. Его сфера влияния включает анализ работы системы безопасности, инвестиционного, финансового сектора. Ведется мониторинг всех видов деятельности.
С точки зрения экономических статей баланса эффективное управление рисками обеспечивает:
выявление областей, нуждающихся в улучшении бизнес-процессов;
повышение безопасности работы предприятия за счет постоянного мониторинга ситуации;
минимизация рисков возникновения непогашенных обязательств, следствием которых служат штрафы, судебные иски;
повышение качества управления деловыми ресурсами предприятия для роста ответственности команды за результат.
Практика показывает, что при сравнении затраченных количественных и организационных ресурсов первая оценка рисков – наиболее емкая процедура. При регулярном мониторинге на получение актуальных результатов в следующие отчетные периоды потребуется меньше времени.
Виды рисков при реализации проекта
В зависимости от характера воздействия на работу предприятия также различают позитивные и негативные события. По каждому из элементов проводится анализ ситуации.
Также принято классифицировать риски в зависимости от:
причин возникновения (по способу коммуникации их дополнительно разделяют на внешние и внутренние);
последствий их влияния на бизнес-процессы, действующих на взаимодействие подразделений предприятия (результатом становится несоблюдение объема и сроков выполняемых работ, статей бюджета компании);
масштабов прогнозируемых потерь (действует деление на катастрофические, критические, допустимые).
Временные риски относятся к процессам, которые могут выполняться дольше, чем закладывалось при разработке проекта. Время – такой же ресурс, как и другие, он нуждается в постоянном контроле. Его отсутствие может привести, к срыву сроков поставки продукции, невыполнению командой поставленных задач за отведенное для этого время. В итоге перечень их в очереди будет постепенно увеличиваться, что приведет к срыву плана выполнения работ.
Бюджетные риски связаны с управлением проектами, в ходе реализации которых возникла необходимость в увеличении или расширении ранее принятых статей расходов. При планировании экономических показателей предусматривается распределение средств, позволяющих выполнить поставленную задачу в полном объеме.
Зависимости
Это понятие в управлении рисками предусматривает наличие связи между несколькими задачами в рамках одного проекта (для удобной визуализации всех задач можно использовать удобную систему в онлайн режиме: Канбан-доску). Подобные ситуации существенно повышают уровень опасности возникновения угрозы срыва отдельных процессов. Примером, может послужить ситуация, когда не подписанный договор не позволяет команде приступить к выполнению работ. В свою очередь подобная задержка является проблемой. Возникает опасность срыва сроков поставки продукции предприятия.
Различают внешние и внутренние зависимости. В первом случае речь идет о процессах, которые происходят внутри проекта, во втором – о ситуациях, которые находятся вне зоны ответственности и влияния команды. В каждом из случаев разрабатывается различная стратегия, позволяющая минимизировать риски.
Что такое единичная точка отказа
В данном случае речь идет о событии, которое имеет место в работе компании 1 раз. Но при этом оно способно остановить ход выполнения работ. При его наступлении команда не сможет выполнять свои функции. В качестве примера, подобной ситуации можно привести полное отсутствие электропитания на предприятии или в офисе, отсутствие материалов, конструкций, необходимых для строительства.
Для того чтобы предупредить возможность развития подобной ситуации, стоит заранее предусмотреть возможность подключения к резервным источникам питания, заранее согласовать срочные поставки товаров по ключевым позициям.
В зависимости от масштабов компании это может быть установка собственного генератора или резервирование электросетей для промышленного объекта. Если речь идет о заказе материалов, стоит заключить соглашение о поставке с альтернативным поставщиком.
Положительные риски по проекту
К таковым относятся события, которые можно отнести к нарушениям плана реализации проекта с одновременным увеличением запаса исследуемого ресурса. В этом случае по возможности команда делает все, чтобы повысить вероятность положительной динамики в развитии предприятия.
Отдельно стоит отметить возможности усиления. С его использованием гарантировано качественное улучшение показателей, расширение доступных возможностей за счет запланированных событий. К примеру, можно снизить логистические расходы и повысить объем выпускаемой продукции, если будет принято решение о сотрудничестве между предприятиями смежных направлений.
Как выявлять риски и давать им оценку
Наиболее эффективным методом выявления рисков профильные специалисты признают мониторинг всех процессов. На основании полученных данных команда анализирует ситуации, способные стать потенциальной угрозой. К такой работе стоит привлекать опытных сотрудников, которые специализируются на своих направлениях, знакомы с деталями такой работы, возможных «подводных» течениях.
Наглядным инструментом для фиксации результатов анализа ситуации по каждому из процессов станет диаграмма Исикавы. Она помогает быстро сформировать причинно-следственные связи по каждому из рисков. После этого в распоряжении профильных специалистов появляются инструменты для разработки стратегии, направленной на устранение вероятности возникновения проблемных ситуаций или снижения их последствий до возможного минимума.
Также рекомендуется составление матрицы последствий и вероятностей. В первом случае производится оценка риска, если событие состоится. По степени воздействия на проект оно может незначительно повлиять на ход работ, ситуация будет серьезной, но ее можно будет исправить или произойдет срыв с прекращением реализации или необходимостью внесения изменений в план.
Анализ рисков и его возможности
Специалисты предлагают в зависимости от направления деятельности, специфики рынка использовать следующие методы анализа рисков.
SWOT-анализ
Суть метода заключается в комплексном анализе ситуации. Отдельно выделяются сильные и слабые стороны бизнес-направления. Также стоит определить перечень возможностей для расширения предлагаемых услуг, ассортимента товаров. На основании мониторинга выполнения проектов разрабатывается перечень угроз, к которым стоит быть готовым.
Спираль рисков
Методика показывает сразу влияние на проект и вероятность реализации угрозы. С увеличением показателей на диаграмме риски существенно возрастают. В результате удается получить наглядную схему, показывающую наиболее ответственные участки, требующие организации нивелирования или минимизации последствий.
Экспертная оценка ситуации
Во многих направлениях бизнеса теория существенно отличается от практики. Узкие специалисты по каждому из профильных для себя направлений способны сформировать достаточно полную картину с указанием проблемных моментов. Желательно решить подобные задачи методом анонимного опроса, чтобы не допускать влияния личных отношений в команде на полученный результат.
Количественный анализ
В данном случае определяются затраты времени и средств, которые будут сопровождать наступление события. Количественный анализ выполняется на основании качественных показателей по проекту. Предметом мониторинга становятся события, способны стать наибольшей угрозой. При таком подходе практикуется разделение рисков на группы по степени вероятности и воздействия на предприятие.
Как работать с рисками
После составления плана с указанием возможных рисков рекомендуется проведение анализа полученных данных. Такой подход помогает организации процессов, связанных с поступлением, обновлением используемых в работе предприятия ресурсов.
Для составления плана действий, направленных на основе анализа, необходимо:
выделить параметры, по которым будет проводиться анализ (переменные, которые подлежат мониторингу, - стратегические бизнес-показатели);
сбор финансовых данных для определения текущих рыночных тенденций, относительной доли, которую занимает предприятие в сравнении с лидерами направления;
характеристики отрасли, возможные опасности, которые типичны для нее, преимущества, недостатки направления (перечисленные данные для наглядности приводятся чаще всего в виде финансовых показателей работы компании); составление матрицы для каждого из анализируемых направлений, фиксация всех изменений;
разработка предложений по нивелированию рисков, выявленных в ходе анализа.
С повышением активности управления, как показывает практика, существенно возрастает показатель эффективности в отношении предупрежденных сложностей. Особое внимание при этом уделяется вопросам цифровой трансформации и преимуществ ее использования в работе предприятий любой отрасли.
Для успешной реализации подобных проектов необходима подготовка. Она заключается в найме соответствующих специалистов, повышение квалификации уже задействованных сотрудников.
В работе с новыми технологическими решениями важно сохранить баланс между компетенциями человека и технологий. В ходе работы над проектом команда действует в свободном формате для сохранения настроя, способности за подобной беседой разрешать сомнения в пользу внедрения плана цифровой трансформации.
Стратегии по управлению рисками
Для управления огромное значение имеет постоянный мониторинг ситуации, анализ собранных данных, принятие соответствующих компромиссных решений. По умолчанию пытаться устранить все возможные риски не имеет смысла из-за высоких затрат ресурсов, необходимости значительных финансовых вложений.
В результате доходность проекта снизится в разы. Именно поэтому важно соблюдать баланс, в котором предупреждение кризисных ситуаций будет сопровождаться готовностью к действию по ранее разработанному плану. При таком подходе время, которое отводится на поиск решения уменьшается до минимума. Команде остается действовать по разработанному алгоритму.
На практике используются 4 основные стратегии по управлению рисками проекта:
Уклонение. Это возможность исключить вероятность возникновения исследуемой проблемной ситуации. По результатам проводится работа, направленная на решение.
Принятие. Наличие угрозы после оценки специалистов принято учитывать, активно разрабатывать и утверждать «план». В перечень направлений входят все, которые способны создавать неприятности. Особое внимание уделяется событиям, которые отличаются высокой тяжестью последствий. Его отличительной особенностью становится решение принять имеющийся риск в случае возникновения события, чтобы не допустить большей траты ресурсов.
Снижение. Основная задача мероприятий, которые планируются в соответствии с принципами этого метода, – минимизация имеющихся рисков. Работа команды направлена на нивелирование угроз, снижение возможных потерь.
Передача ресурсов. Возможна ситуация, когда по объективным причинам компания не способна снизить до приемлемого минимума. Чтобы повысить собственные показатели рентабельности и эффективности стоит передать риски другой стороне процесса.
Выбор стратегии помогает реализовать проект любой сложности. Как показывает практика, угрозы выбирают для появления самое неблагоприятное время. Действовать стоит в порядке убывания уровня опасности для дальнейшей работы предприятия даже во время кризиса.
Необходимым условием для успешной реализации проекта в данном случае становится прозрачность сотрудничества и полный доступ к информации для ответственных специалистов. Ставка делается на совместную работу всех подразделений для получения высоких показателей. Основой для данной стратегии риск-менеджмента стал метод управления, предусматривающий внедрение схем возврата инвестиций.
Как составить план по управлению рисками проекта
Основная задача подобного планирования – составление документов, в которых будет систематизирована информация, собранная в ходе мониторинга. Они содержат информацию по всем рискам, потенциальным источникам проблем, последствий игнорирования ситуации. По каждому направлению разрабатывается стратегия для того, чтобы свести к минимуму вероятность того, что событие отразится на работе компании.
В документе прописывается последовательной действий, согласно которой участники должны выполнять запланированные мероприятия, направленные на устранение угрозы.
В плане прописывается:
ответственное лицо, отвечающее за управление риском, контроль его текущего состояния;
используемая стратегия (выбор определяется количеством ресурсов, которые нужно потратить, потребуется оценка целесообразности выполняемых действий);
меры воздействия – категория, в которой прописаны шаги, позволяющие снизить последствия возникновения угрозы для реализации бизнес-проекта, что необходимо для детализации плана;
стоимость устранения угрозы определяет экономическую целесообразность его привлечения к процессу, если стоит задача, можно дополнительно прописать в плане размер сопутствующих затрат;
вероятность возникновения рисков и масштаб последствий должна быть ранжирована, чтобы действовать от наиболее вероятного и разрушительного для проекта события к менее значимым.
Составление плана действий – обязательный этап в риск-менеджменте. Он помогает действовать оперативно, грамотно, в сжатые сроки устраняя проблему или снижая интенсивность ее влияния на проект до минимума. По мере работы на объекте, развития предприятия, расширении перечня рабочих направлений регулярно пересматривается ранее составленный план. Для обеспечения базы по данному вопросу потребуется регулярный мониторинг и анализ проведенных работ.
Возможности «Strive» в управлении рисками
«Strive» представляет собой сервис, который помогает организовать работу с командой. Благодаря удобному формированию задач и планированию можно минимизировать риски, связанные с несвоевременным выполнением задач и срыву дедлайнов.
«Strive» поможет Вам сегментировать большие процессы, на более маленькие. Что, в свою очередь, упростит и ускорит выполнение крупных задач и сэкономит время на планировании.
