С проблемой регулярной смены специалистов столкнулся Денис, руководитель организации «КХМ-проект». На демонстрации таск-менеджера Strive он вместе с представителем сервиса разобрал, как организовать постановку и контроль задач на канбан-доске.
Как устроена команда «КХМ-проекта»
В процессах «КХМ-проекта» участвуют маркетологи, дизайнеры, бухгалтерия и IT-специалисты. Часть сотрудников работает по срочным договорам, поэтому состав команды периодически меняется.
Организация координирует работу нескольких небольших лесопильных предприятий полного цикла — от заготовки древесины до производства пиломатериалов. Команда запускает рекламу, размещает информацию на площадках и в справочниках, подключает каналы продвижения.
Почему мессенджер не подошёл для работы с подрядчиками
Telegram не позволял собрать в одном месте описание работы, исходники, ответственного, дедлайн и текущий статус.
«Пока работу с дизайнерами ведём через Telegram — это вообще кошмар организовывать. Постоянно какого-то файла нет или ещё какую-то ссылку нужно искать».
Поэтому постановщику приходилось вручную выяснять:
- кто отвечает за результат;
- где находится актуальная версия файла;
- какие правки согласованы;
- когда сдавать работу;
- что уже выполнено;
- кто принимает результат.
Денис искал таск-менеджер, где требования, вложения и обсуждение привязаны к конкретному поручению.
Какой процесс требовался «КХМ-проекту»
Основные критерии — единая карточка задачи, понятные статусы, закреплённый ответственный и обязательная приёмка результата.
Ещё система должна позволять:
- добавлять ссылки и комментарии;
- делить объём работы на подзадачи;
- возвращать результат с замечаниями;
- разграничивать доступ сотрудников и внешних специалистов;
- задавать автоматические правила;
- фиксировать плановые и фактические трудозатраты.
- сравнивать плановое и фактическое время.
Как Strive закрывает требования «КХМ-проекта»
Описание работы и исходники хранятся внутри задачи, ход выполнения отображается на канбан-доске, права задаются по ролям, а повторяющиеся операции автоматизируются.
«Страйв меня заинтересовал с той точки зрения, что можно занести задачи, поставить сроки и отслеживать этот процесс».
Задача сохраняет материалы
Карточка задачи в Strive содержит описание, дедлайн, исполнителя, проверяющего, оценку времени, подзадачи, файлы и комментарии.
Ответственный за процесс фиксирует требования и прикладывает материалы. Подрядчик получает постановку и обсуждение в контексте своей задачи.
Если работа состоит из нескольких действий, её можно разделить на подзадачи.
Колонки показывают текущий этап работы
Для работы с дизайнерами можно создать канбан-доску с пятью колонками:
После завершения этапа исполнитель перемещает карточку в следующую колонку. Руководитель команды видит по её положению, какие задачи выполняются, ожидают проверки или находятся на доработке.
Завершённые, отложенные и просроченные поручения можно вынести на отдельные доски.
Проверяющий не даёт завершить задачу без согласования
Проверяющий принимает результат или возвращает его специалисту с замечаниями. До согласования ответственный не может завершить работу.
Отдельным участникам можно запретить перемещение, удаление и самостоятельное закрытие карточек.
Права доступа ограничивают подрядчику рабочее пространство
Подрядчику можно открыть конкретный проект или доску, не предоставляя доступ ко всему рабочему пространству.
Автоматизация сокращает ручные действия
К колонкам канбан-доски можно привязать автоматические правила.
При смене статуса система изменяет свойства карточки, назначает исполнителя, устанавливает дедлайн или перемещает задачу на нужный этап.
План-факт показывает трудозатраты по задаче
До начала работы указывают запланированную продолжительность, а после завершения — фактические трудозатраты.
«Хорошая история, когда есть плановая и фактическая трудоёмкость, чтобы был анализ. Трудоёмкость — это часы, а часы — это деньги».
Что стало понятно после демонстрации
Денис подтвердил, что возможности Strive соответствуют основным требованиям команды: в сервисе можно фиксировать описание работы, делить её на подзадачи, контролировать статусы, согласовывать результат, разграничивать доступ и настраивать автоматические правила.
Следующим шагом Денис планировал самостоятельно протестировать таск -менеджер в работе дизайнеров и бухгалтерии.
Организуйте один процесс в таск-менеджере Strive
Перенесите в сервис один рабочий процесс: создайте канбан-доску, задайте этапы, добавьте текущие задачи и назначьте исполнителей и проверяющего. Так команда сможет попробовать Strive на реальных задачах и организовать работу с подрядчиками в одном пространстве.
