В небольшой команде задачи часто живут в переписках: что-то в Telegram, что-то в другом мессенджере, нужный файл — у кого-то в личке. Благотворительный фонд помощи животным «Дом» прошёл этот путь и в итоге собрал работу в одном месте — таск-менеджере Strive. Разбираем, какая проблема к этому привела, почему команда выбрала именно российский сервис и как устроена их работа сейчас. А в конце — как НКО получить полгода бесплатного доступа к Strive.
С какой проблемой в работе столкнулась команда фонда «Дом»
Главная проблема была в том, что рабочая информация расходилась по разным мессенджерам и терялась. Фонду «Дом» пять лет, в команде пять человек, и долгое время процессы вели в Telegram и других чатах. По мере роста объёма задач стало сложно понимать, что кому поручено и где лежит нужный файл.
«Где-то в одном чате, в другом кто-то скинул информацию, где-то какой-то файл. И в какой-то момент мы просто начали путаться», — директор фонда Александра.
Добавляли хаоса и сбои в самих мессенджерах: Telegram периодически подвисал, а рабочий чат то и дело уходил в обсуждения, не связанные с задачами. Закреплённые сообщения не спасали — в общем потоке их всё равно было трудно найти.
Почему поиск рабочих задач в мессенджерах не подошёл фонду «Дом»
Поиск по чату срабатывал не всегда, потому что слово в сообщении и слово в памяти часто не совпадали. Команда тратила время на то, чтобы вспомнить точную формулировку, по которой когда-то отправили файл или договорённость.
«Ты пытаешься найти по ключевому слову, а потом оказывается, что это слово было только у тебя в голове. Настоящее звучит немного по-другому», — Александра.
Так важная информация фактически «оседала» в переписке, но достать её обратно было долго. Это и стало поводом искать отдельный инструмент для задач.
Почему фонд «Дом» не выбрал зарубежные таск-менеджеры
Зарубежные таск-менеджеры команда отсеяла по двум причинам: язык интерфейса и риск блокировки. Англоязычные платформы убирали сразу — не у всех в команде уверенный английский, а часть популярных сервисов вроде Asana, Jira и Notion в России и так недоступна.
Отдельным аргументом стал риск, что инструмент в любой момент может перестать работать. Благотворительный фонд помощи животным «Дом» уже сталкивался с тем, что удобный сервис для совместной работы оказался заблокирован, потому что работал на зарубежной инфраструктуре. Привыкать к платформе, которую могут отключить, команда больше не хотела.
«Для меня плюс, когда платформа российская. Иначе привыкаешь к сервису, а потом приходится мучиться и искать что-то другое», — Александра.
Почему фонд «Дом» выбрал таск-менеджер Strive
Команда выбрала Strive потому, что он закрывал главные требования небольшой НКО: понятную адресацию задач, российскую инфраструктуру и бесплатный тариф, которого хватало на старте. Эти три пункта и стали решающими при сравнении с другими платформами, включая ранее опробованную Agile-доску, где не хватало именно простого назначения исполнителя.
- Понятная адресация задач. В Strive было сразу ясно, как назначить конкретного исполнителя. «Чтобы конкретная задача улетела конкретному человеку» — для команды это было важнее всего.
- Российский сервис. Платформа на отечественной инфраструктуре снимала страх внезапной блокировки и переезда.
- Достаточный бесплатный функционал. Для фонда с ограниченным бюджетом это было обязательным условием — пробного периода на пару недель было бы мало.
- Низкий порог входа. Разобраться помогли видеоразборы: команде было проще освоить сервис по коротким роликам, чем по длинным инструкциям.
«Мы фонд, у нас ограничен бюджет. Сразу отсеивали платформы, где две недели пробный период, а дальше плати или сиди с урезанным функционалом», — Александра.
Как фонд «Дом» организовал работу в таск-менеджере Strive
Работу разделили на три пространства по основным направлениям фонда. Перед запуском команда села и обсудила, на какие крупные блоки делится вся деятельность и что важно держать под контролем.
- Мероприятия. Здесь ведут выставки и события: подготовку, PR, список животных, нужные ссылки и публикации.
- Соцсети и контент. В этом пространстве — контент-план, календарь, тексты на проверку и готовые материалы.
- Текучка. Всё остальное: верификации, сборы, задачи по сайту и текущие проекты по подопечным.
Внутри пространств задачи двигаются по статусам — «в работе», «готово» и так далее, — а важные файлы и ссылки закрепляют сверху, чтобы они не терялись в потоке.
«Ты всегда понимаешь: это мероприятие, это относится к соцсетям, а это ко всему остальному. И идёшь искать нужную папку уже в нужном месте», — Александра.
Какие функции таск-менеджера Strive пригодились фонду «Дом»
В повседневной работе команде пригодились функции, которые держат задачи, обсуждения и файлы в одном месте. Они и закрыли исходную боль — постоянный поиск информации по чатам.
- Канбан-доски с настройкой. Задачи можно раскрашивать и помечать, поэтому доска читается визуально проще.
- Обсуждение внутри задачи. Комментарии и переписку ведут прямо в карточке, а не в отдельном чате.
- Вложение файлов. Документы прикрепляют к задаче, и они остаются привязанными к контексту.
- Закрепление важного. Ключевые файлы и ссылки фиксируют наверху пространства.
«Очень удобно, что можно закрепить файлы сверху — они вообще никуда не потеряются», — Александра.
Что изменилось в работе фонда «Дом» с таск-менеджером Strive
После перехода вся рабочая информация оказалась в одном месте, а на поиск файлов стало уходить меньше времени. Теперь, чтобы найти документ, не нужно листать переписки: достаточно открыть нужное пространство и нужную линию.
Команда видит, какие задачи поставлены и в каком они статусе, а направления фонда не смешиваются между собой. Рабочий чат при этом остался для живого общения, но процессы и задачи переехали в таск-менеджер Strive — туда, где их легко отследить.
Бесплатный доступ к таск-менеджеру Strive для НКО на 6 месяцев
Некоммерческие организации могут получить полный доступ к таск-менеджеру Strive на 6 месяцев бесплатно. Условие простое и взаимное: вы пользуетесь сервисом, а взамен честно делитесь опытом. Отзыв — нам, доступ — вам.
Что мы предлагаем волонтёрам и командам НКО:
- Видео о нас. Снимите честный ролик или напишите пост по результатам бесплатного использования Strive.
- Отзыв на площадках. Честный разбор на Flamp, Google Play, RuStore, Startpack и на нашем сайте.
- История в ваших ресурсах. Расскажите, как вы помогаете людям и чем в этом помог сервис, — нам ваши кейсы важны не меньше, чем видео.
- Реферальная программа. Приводите друзей по своей ссылке и получайте бонусы за каждого, кто придёт с вашей помощью.
- Партнёрство по-честному. Нам важно быть полезными тем, кто помогает другим. Присоединяйтесь.
Читайте также: Как НКО выстроить работу команды в таск-менеджере →
