Как использовать документацию в Strive: опыт контент-менеджера

Я работаю контент-менеджером и веду сразу несколько направлений: SEO-статьи в блог, клиентские кейсы, базу знаний, посты в соцсети и сценарии видео. У каждого направления свои материалы — брифы, расшифровки интервью, черновики, тезисы для роликов, — и раньше они расходились по чатам, заметкам и таблицам. Чтобы собрать всё в одном месте, я держу рабочие документы в документации таск-менеджера Strive, разложив их по группам. В статье показываю, как устроена эта система, какие документы я веду и что это меняет в ежедневной работе.

Зачем контент-менеджеру вести документацию в Strive?

Документация держит рабочие материалы в одном месте, поэтому нужный черновик, интервью или сценарий находится в своей группе, а не в переписке. До этого материалы жили разрозненно: расшифровка интервью — в рабочем чате, идеи для видео — в заметках телефона, черновик поста — в личных сообщениях. Работа над каждым материалом начиналась с поиска, где лежит файл и какая версия последняя.

Отдельная проблема — версии. Когда один и тот же черновик пересылается в чате несколько раз, найти актуальный вариант сложно, а правки редактора теряются между сообщениями. Из-за этого часть времени уходила не на текст, а на восстановление контекста: кто что прислал, что уже согласовано, какой файл финальный.

Теперь материалы разложены по группам, версия всегда одна, а коллеги видят те же документы, что и я. Нужный документ можно вставить прямо в задачу и открыть его там же, не переходя на отдельную вкладку.

Документ открывается прямо в задаче — без перехода на отдельную вкладку.

Как организована документация в Strive?

Документы разложены по группам, а внутри групп лежат документы, которые при необходимости делятся на поддокументы. В таск-менеджере Strive у нас пять групп: «Контент в блог», «Кейсы», «База знаний», «Посты в соцсети» и «Работа с видео». Внутри группы собраны материалы одного направления, а крупный документ разбивается на поддокументы — например, бриф и черновик статьи хранятся отдельными частями внутри одного материала.

Жёсткой привязки документа к задаче в Strive нет. Но документ можно вставить прямо в задачу и открыть его там же, без перехода на отдельную вкладку. Так материал и задача оказываются в одном окне, хотя сам документ остаётся в своей группе, а не прикреплён к карточке.

Какие группы документов ведёт контент-менеджер?

Материалы разделены на пять групп по направлениям работы, и внутри каждой лежат документы под конкретные задачи. Ниже — что хранится в каждой группе.

Что лежит в группе «Контент в блог»?

В группе «Контент в блог» лежат документы под SEO-статьи: бриф, черновик и промежуточные версии. Под каждую статью заводится свой документ, а крупный материал делится на поддокументы — отдельно бриф, отдельно черновик. В брифе я заранее фиксирую тему, ключевой запрос и структуру заголовков H2 как вопросов, поэтому структура согласуется до написания, а не по готовому тексту.

Что входит в группу «Кейсы»?

В группе «Кейсы» собраны документы под клиентские истории: расшифровка интервью, данные и готовый текст кейса. Кейс строится по схеме «задача клиента — что настроили в Strive — результат». Расшифровка разговора и цифры лежат в поддокументах рядом с готовым текстом, поэтому к источнику не приходится возвращаться.

Зачем нужна группа «База знаний»?

Группа «База знаний» хранит документы для пользователей продукта: как работают функции и как их настроить. Сюда входят статьи про пространства, проекты и доски, шаблоны и пошаговые инструкции. Крупные темы делятся на поддокументы по функциям, поэтому справочные материалы не смешиваются в один длинный текст.

Как устроена группа «Посты в соцсети»?

В группе «Посты в соцсети» лежат контент-планы и черновики постов по площадкам. Документы делятся на поддокументы по каналам — Telegram и другие площадки. Внутри каждого — план публикаций с датами, рубрики, черновики и банк готовых формулировок и хештегов.

Что хранится в группе «Работа с видео»?

В группе «Работа с видео» живут идеи, записи и сценарии роликов. Идеи — список тем и форматов для следующих видео, записи — черновые наработки и ссылки на источники, сценарии — готовый текст под озвучку, разбитый по блокам. Под крупный ролик заводятся поддокументы под сценарий и монтажный план.

Как одно интервью превращается в статью и кейс?

Расшифровку интервью я сохраняю документом в группе «Кейсы», поэтому из одного разговора собираю и статью, и кейс без повторного созвона. После часового интервью с клиентом расшифровка ложится в документ, а не в чат, где через месяц её было бы не найти.

Дальше работа идёт прямо в этом документе. Я размечаю расшифровку по темам, выношу отдельным поддокументом цифры и прямые цитаты, а затем на этой основе собираю несколько материалов:

• кейс по схеме «задача клиента — что настроили в Strive — результат»;
• статью на смежную тему в группе «Контент в блог»;
• цитаты для постов в группе «Посты в соцсети».

Прямые цитаты клиента я выношу из расшифровки сразу — они идут и в кейс, и в посты:

«Раньше задачи по проекту жили в трёх чатах, теперь всё собрано на одной доске» — руководитель отдела, [компания].

Все факты остаются в одном месте, поэтому переспрашивать у клиента ничего не приходится, а к документу можно вернуться, когда понадобится ещё один материал по теме.

Как из сценария видео получается пост для соцсетей?

Сценарий видео лежит в группе «Работа с видео», поэтому из него же собирается пост для соцсетей и подписи к нарезкам. Работа над роликом идёт по цепочке:

• идея из документа с темами;
• сценарий под озвучку;
• запись и нарезка;
• пост и подписи к коротким видео.

Когда сценарий написан, пост собирается из его тезисов, а не пишется с нуля. Подписи к коротким нарезкам берутся оттуда же, из готовых блоков сценария. Один документ даёт материал сразу для нескольких задач вместо отдельных черновиков в разных местах.

Как документация помогает работать с командой?

Общий доступ к документам означает, что редактор и коллеги работают с теми же материалами, что и я. Редактор проверяет готовый текст по тому же брифу, к которому я обращалась при написании, поэтому замечания привязаны к согласованной структуре, а не к отдельно присланному файлу.

Единая структура групп помогает и при передаче задач. Когда материал берёт другой автор, он открывает нужную группу и документ с брифом, расшифровкой и данными вместо того, чтобы собирать контекст по переписке. Термины продукта тоже совпадают у всех: как называть функции — пространства, проекты, доски, карточки задач — зафиксировано в базе знаний, поэтому в разных материалах названия не расходятся.

Как выглядит пост для соцсетей на основе документации?

Пост я собираю по одной структуре: цепляющее начало, конкретная польза, короткий вывод и вопрос к аудитории. Вот пример поста для Telegram, который опирается на ту же систему документации:

📄 Одно интервью — три материала

Записали часовой созвон с клиентом. Раньше расшифровка терялась в чате, и через месяц по ней уже никто не мог собрать текст.

Теперь интервью лежит документом в Strive, в группе «Кейсы». Из одного разговора получилось: — кейс по схеме «задача — решение — результат»; — статья на смежную тему; — пара цитат для постов.

Ничего не пришлось переспрашивать — всё в одном документе, и его можно открыть прямо в задаче.

А вы храните расшифровки интервью или они живут в чатах? 👇

Пост строится по тому же принципу, что и статьи: конкретные факты вместо оценок и один понятный вывод.

Что даёт документация в ежедневной работе?

Документация собрала материалы под все направления в одном месте и разложила их по группам. По итогам работы это дало несколько результатов:

• одно интервью превращается в кейс, статью и посты без повторных созвонов;
• сценарий видео сразу даёт пост для соцсетей и подписи к нарезкам;
• крупные материалы делятся на поддокументы, а не превращаются в один длинный текст;
• редактор и коллеги работают с теми же материалами, а термины совпадают во всех текстах;
• документ можно открыть прямо в задаче, не переходя на отдельную вкладку.

Материалы перестали быть файлом в чьём-то чате — их можно найти, переиспользовать и передать по документу, а не восстанавливать по переписке.