Я работаю контент-менеджером и веду сразу несколько направлений: SEO-статьи в блог, клиентские кейсы, базу знаний, посты в соцсети и сценарии видео. У каждого направления свои материалы — брифы, расшифровки интервью, черновики, тезисы для роликов, — и раньше они расходились по чатам, заметкам и таблицам. Чтобы собрать всё в одном месте, я держу рабочие документы в документации таск-менеджера Strive, разложив их по группам. В статье показываю, как устроена эта система, какие документы я веду и что это меняет в ежедневной работе.
Зачем контент-менеджеру вести документацию в Strive?
Документация держит рабочие материалы в одном месте, поэтому нужный черновик, интервью или сценарий находится в своей группе, а не в переписке. До этого материалы жили разрозненно: расшифровка интервью — в рабочем чате, идеи для видео — в заметках телефона, черновик поста — в личных сообщениях. Работа над каждым материалом начиналась с поиска, где лежит файл и какая версия последняя.
Отдельная проблема — версии. Когда один и тот же черновик пересылается в чате несколько раз, найти актуальный вариант сложно, а правки редактора теряются между сообщениями. Из-за этого часть времени уходила не на текст, а на восстановление контекста: кто что прислал, что уже согласовано, какой файл финальный.
Теперь материалы разложены по группам, версия всегда одна, а коллеги видят те же документы, что и я. Нужный документ можно вставить прямо в задачу и открыть его там же, не переходя на отдельную вкладку.
Документ открывается прямо в задаче — без перехода на отдельную вкладку.
Как организована документация в Strive?
Документы разложены по группам, а внутри групп лежат документы, которые при необходимости делятся на поддокументы. В таск-менеджере Strive у нас пять групп: «Контент в блог», «Кейсы», «База знаний», «Посты в соцсети» и «Работа с видео». Внутри группы собраны материалы одного направления, а крупный документ разбивается на поддокументы — например, бриф и черновик статьи хранятся отдельными частями внутри одного материала.
Жёсткой привязки документа к задаче в Strive нет. Но документ можно вставить прямо в задачу и открыть его там же, без перехода на отдельную вкладку. Так материал и задача оказываются в одном окне, хотя сам документ остаётся в своей группе, а не прикреплён к карточке.
Какие группы документов ведёт контент-менеджер?
Материалы разделены на пять групп по направлениям работы, и внутри каждой лежат документы под конкретные задачи. Ниже — что хранится в каждой группе.
Что лежит в группе «Контент в блог»?
В группе «Контент в блог» лежат документы под SEO-статьи: бриф, черновик и промежуточные версии. Под каждую статью заводится свой документ, а крупный материал делится на поддокументы — отдельно бриф, отдельно черновик. В брифе я заранее фиксирую тему, ключевой запрос и структуру заголовков H2 как вопросов, поэтому структура согласуется до написания, а не по готовому тексту.
Что входит в группу «Кейсы»?
В группе «Кейсы» собраны документы под клиентские истории: расшифровка интервью, данные и готовый текст кейса. Кейс строится по схеме «задача клиента — что настроили в Strive — результат». Расшифровка разговора и цифры лежат в поддокументах рядом с готовым текстом, поэтому к источнику не приходится возвращаться.
Зачем нужна группа «База знаний»?
Группа «База знаний» хранит документы для пользователей продукта: как работают функции и как их настроить. Сюда входят статьи про пространства, проекты и доски, шаблоны и пошаговые инструкции. Крупные темы делятся на поддокументы по функциям, поэтому справочные материалы не смешиваются в один длинный текст.
Как устроена группа «Посты в соцсети»?
В группе «Посты в соцсети» лежат контент-планы и черновики постов по площадкам. Документы делятся на поддокументы по каналам — Telegram и другие площадки. Внутри каждого — план публикаций с датами, рубрики, черновики и банк готовых формулировок и хештегов.
Что хранится в группе «Работа с видео»?
В группе «Работа с видео» живут идеи, записи и сценарии роликов. Идеи — список тем и форматов для следующих видео, записи — черновые наработки и ссылки на источники, сценарии — готовый текст под озвучку, разбитый по блокам. Под крупный ролик заводятся поддокументы под сценарий и монтажный план.
Как одно интервью превращается в статью и кейс?
Расшифровку интервью я сохраняю документом в группе «Кейсы», поэтому из одного разговора собираю и статью, и кейс без повторного созвона. После часового интервью с клиентом расшифровка ложится в документ, а не в чат, где через месяц её было бы не найти.
Дальше работа идёт прямо в этом документе. Я размечаю расшифровку по темам, выношу отдельным поддокументом цифры и прямые цитаты, а затем на этой основе собираю несколько материалов:
- кейс по схеме «задача клиента — что настроили в Strive — результат»;
- статью на смежную тему в группе «Контент в блог»;
- цитаты для постов в группе «Посты в соцсети».
Прямые цитаты клиента я выношу из расшифровки сразу — они идут и в кейс, и в посты:
«Раньше задачи по проекту жили в трёх чатах, теперь всё собрано на одной доске» — руководитель отдела, [компания].
Все факты остаются в одном месте, поэтому переспрашивать у клиента ничего не приходится, а к документу можно вернуться, когда понадобится ещё один материал по теме.
Как из сценария видео получается пост для соцсетей?
Сценарий видео лежит в группе «Работа с видео», поэтому из него же собирается пост для соцсетей и подписи к нарезкам. Работа над роликом идёт по цепочке:
- идея из документа с темами;
- сценарий под озвучку;
- запись и нарезка;
- пост и подписи к коротким видео.
Когда сценарий написан, пост собирается из его тезисов, а не пишется с нуля. Подписи к коротким нарезкам берутся оттуда же, из готовых блоков сценария. Один документ даёт материал сразу для нескольких задач вместо отдельных черновиков в разных местах.
Как документация помогает работать с командой?
Общий доступ к документам означает, что редактор и коллеги работают с теми же материалами, что и я. Редактор проверяет готовый текст по тому же брифу, к которому я обращалась при написании, поэтому замечания привязаны к согласованной структуре, а не к отдельно присланному файлу.
Единая структура групп помогает и при передаче задач. Когда материал берёт другой автор, он открывает нужную группу и документ с брифом, расшифровкой и данными вместо того, чтобы собирать контекст по переписке. Термины продукта тоже совпадают у всех: как называть функции — пространства, проекты, доски, карточки задач — зафиксировано в базе знаний, поэтому в разных материалах названия не расходятся.
Как выглядит пост для соцсетей на основе документации?
Пост я собираю по одной структуре: цепляющее начало, конкретная польза, короткий вывод и вопрос к аудитории. Вот пример поста для Telegram, который опирается на ту же систему документации:
📄 Одно интервью — три материала
Записали часовой созвон с клиентом. Раньше расшифровка терялась в чате, и через месяц по ней уже никто не мог собрать текст.
Теперь интервью лежит документом в Strive, в группе «Кейсы». Из одного разговора получилось: — кейс по схеме «задача — решение — результат»; — статья на смежную тему; — пара цитат для постов.
Ничего не пришлось переспрашивать — всё в одном документе, и его можно открыть прямо в задаче.
А вы храните расшифровки интервью или они живут в чатах? 👇
Пост строится по тому же принципу, что и статьи: конкретные факты вместо оценок и один понятный вывод.
Что даёт документация в ежедневной работе?
Документация собрала материалы под все направления в одном месте и разложила их по группам. По итогам работы это дало несколько результатов:
- одно интервью превращается в кейс, статью и посты без повторных созвонов;
- сценарий видео сразу даёт пост для соцсетей и подписи к нарезкам;
- крупные материалы делятся на поддокументы, а не превращаются в один длинный текст;
- редактор и коллеги работают с теми же материалами, а термины совпадают во всех текстах;
- документ можно открыть прямо в задаче, не переходя на отдельную вкладку.
Материалы перестали быть файлом в чьём-то чате — их можно найти, переиспользовать и передать по документу, а не восстанавливать по переписке.
