Правильная постановка задач во многом влияет на эффективность выполнения проекта и, как следствие, удовлетворенности заказчика. Каждый участник команды должен четко понимать, что от него требуют, какие у него цели в конкретном проекте, в какие сроки он должен достигнуть поставленной цели.
Правильно поставленная задача позволяет минимизировать ошибки в процессе работы (в идеале – полностью их исключить). В том числе наличие четкой цели помогает сотрудникам лучше понимать друг друга и совместными усилиями достигать желаемого результата.
Лучший способ правильно поставить задачи – использование специальных таск-трекеров, адаптированных под потребности как постановщика цели, так и заказчика. Это можно сделать при помощи Strive – сервиса для командной работы с проектами и регламентами.
При помощи канбан-досок легко ставить и делегировать задачи, делать их подробное описание и, при необходимости, редактировать.
Почему важно ставить задачу правильно
Любому специалисту проще работать над четко поставленной задачей и не отвлекаться в процессе на решение дополнительных вопросов. Именно поэтому крайне важно еще на этапе описания задачи уделить этому особое внимание. Описание должно быть четким, подробным, полностью отражающее конкретные цели для одного или нескольких участников проекта.
Как показывает практика, наличие правильно поставленных задач позволяет соблюдать дедлайн, а также полностью закрывать потребности заказчика. Такой подход к достижению общей цели положительно сказывается на работе всего коллектива.
Если цели не будут правильно поставлены, есть вероятность столкнуться в процессе с определенными рисками:
- дестабилизация работы команды и, как следствие, деградация компании или срыв сроков реализации проекта;
- нарушение договоренностей с партнерами – участниками проекта;
- снижение мотивации сотрудников;
- неравномерное распределение нагрузки персонала;
- снижение эффективности взаимодействия между различными подразделениями компании;
- несвоевременное обнаружение и устранение ошибок в процессе работы.
Становится очевидным, что постановка правильной задачи – одно из приоритетных действий, которое должно быть выполнено на начальном этапе реализации любого проекта.
Типы и виды задач
В зависимости от вида задач можно расставлять степень их приоритетности, регулировать сроки выполнения более важных и менее важных целей:
- Долгосрочные
Это самые важные задачи, которые необходимо решить первостепенно. На это может потребоваться больше трудовых, временных и финансовых затрат. Но пренебрегать долгосрочными задачами или откладывать их на потом категорически нельзя. - Текущие
Эта категория также относится к важным задачам, которые необходимо решить или в течение рабочего дня, или в ближайшее время. Они считаются важным, но чуть менее приоритетными, чем долгосрочные. - Ежедневные
Рутинные задачи, которые каждый день выполняются сотрудниками компании. - Спонтанные
Цели, которые могут появиться в рабочем процессе в зависимости от определенных обстоятельств.
СМАРТ цели в постановке задач
Для упрощения процесса постановки и достижения цели есть специальная система SMART, которая делит все цели по определенным критериям:
- Определенный (specific)
Задачу необходимо ставить конкретно, без абстракций, с четко обозначенным ожидаемым результатом. - Измеримый (measurable)
В таких целях необходимо прописать критерий, по которому можно будет легко оценить результат в денежном или ином эквиваленте. - Достигаемый (achievable)
Критерий, по которому оценивается уровень выполнимости задачи. На этом этапе определяются сроки выполнения заказа, опыт сотрудников, бюджет проекта. Есть возможность как занизить, так и завысить планку. - Релевантный (relevant)
Критерий, который помогает оценить, подходит ли определенная задача для выполнения с финансовой точки зрения: разумно ли тратить определенную сумму из бюджета в экономических условиях компании. - Ограниченный по времени (time bound)
Данный критерий предполагает использование канбан-доску с четким дедлайном, чтобы участники команды могли выполнить задачу в установленный срок.
Примеры задач
Задачи можно ставить абсолютно в любой области: как в бизнесе, так и в личной жизни. Рассмотрим некоторые примеры на основе техники SMART.
Есть проблема: малоподвижный образ жизни, влияющий на состояние здоровья. Задачу по устранению данной проблемы будем решать следующим образом:
S: больше пеших прогулок.
M: 12 000 шагов в день.
A: ходить пешком до работы и обратно.
R: обращать внимание на качество питания.
T: ежедневно.
Постановка задачи: для того, чтобы вести подвижный образ жизни и улучшить состояние своего здоровья, необходимо делать 12 000 шагов в день, проходя на работу и с работы.
Другой пример.
Есть проблема: закрылся магазин детской летней одежды и остались остатки товара, который нужно реализовать.
Задачу по устранению данной проблемы будем решать следующим образом:
S: продать оставшийся товар через маркетплейсы (Озон, ЯндексМаркет и др.).
M: продавать детскую одежду можно поштучно, не оптом.
A: необходимо зарегистрироваться в качестве продавца на маркетплейсах.
R: так можно избавиться от остатков товара и не уйти в убыток.
T: товар сезонный, покупают его в весенне-летний период. Есть несколько месяцев на его реализацию.
Последовательность действий при постановке задачи
Чтобы добиться желаемого результата с соблюдением дедлайна, при постановке цели важно соблюдать последовательность действий:
- Определить ответственного/ответственных участников по определенной задаче, с учетом их опыта, заинтересованности и компетенции.
- Выбрать оптимальные условия постановки цели (время, на почту или при личной встрече, с использование таск-трекера и пр.).
- Детально описать задачу таким образом, чтобы у ответственного за ее выполнение не возникало вопросов в ходе выполнения.
- Указать результаты, которых нужно достичь.
- Убедиться в том, что участник/участники проекта понимают поставленную перед ними задачу, и у них нет дополнительных вопросов.
- Предоставить необходимую дополнительную информацию (сайты, контакты и пр.).
- Обозначить этапы промежуточной и итоговой проверки выполнения задачи.
- Давать обратную связь по итогу промежуточных результатов.
Учитывая особенности деятельности компании, ее приоритетов, способах выполнения заказа и подхода к обращению с клиентами можно выработать шаблон действий, оптимальный для большинства задач.
Ошибки при постановке задач
Постановка задач может быть выполнена неправильно, и это отрицательно скажется на промежуточном и итоговом результате проекта. Чтобы этого избежать, можно рассмотреть основные ошибки, которые можно допустить:
- Неполное описание задачи
Иногда случается, что постановщик ставит задачу, но не дает четкого понятия, каким должен быть итоговый результат. В связи с этим задание выполняется неверно, или в нем допускаются ошибки. Это может привести к тому, что постановщик берет на себя часть невыполненной работы, как следствие у него может случиться выгорание, а у частников проекта – пропадает мотивация к выполнению задачи. - Многозадачность
Одному исполнитель могут поручить сразу несколько срочных задач на выполнение. Сотрудник теряется, какое задание необходимо выполнять в первую очередь. В итоге не получается выполнить качественно проект. Постановщику необходимо правильно расставить приоритеты в задачах и делегировать их на несколько исполнителей, а затем, проконтролировать (подробнее о контроле проектов). - Отсутствие фиксации изменений в проекте
Если в ходе выполнения задачи появляются изменения (дедлайн, бюджет и пр.), необходимо фиксировать их в таск-трекерах. Устные договоренности часто упускаются из виду, забываются. В итоге приходится возвращаться к задаче после ее завершения, если будут упущены важные детали.
Сервис Strive для постановки задач
Задачи любого уровня сложности можно решать эффективно и быстро. Воспользуйтесь удобным в эксплуатации и многофункциональным сервисом для командной работы с проектами Strive со следующими возможностями:
- визуализация всех задач в одном пространстве;
- создание задач и подзадач на временной шкале таймлайн;
- обучение новых сотрудников при помощи регламентов;
- фиксация и хранение важной информации и ссылок в документации/
- перемещение задач между проектами и пространствами
А также множество других функций, которые превратят выполнение даже самых сложных задач в увлекательный процесс.
